実際に、スタッフが日常的に使い慣れていて手軽に使い始められることから、単なる業務連絡から資料や画像の受け渡し、多人数でのグループディスカッションなどでも利用されているケースが散見されます。しかし、こうしたツールは企業レベルのセキュリティが担保されていないものがほとんどで、業務に関係ない相手に誤送信してしまったといったことも実際に起きており、コンプライアンスやリスクマネジメントの観点からも推奨できません。
無料のサービスでは、接続がうまくいかないなどのトラブル時に、すぐにサポートが得られないこともあります。また、利用する企業がユーザーの利用状況やサービスの運用状況を把握できないので、企業の管理が行き届かない、いわゆる“シャドーIT”を産み出す原因になることがあります。一度導入してしまったアプリやサービスを別のものに移行させることは想像以上にうまくいきません。
チャットツールやウェブ会議システムは、昨今の事情が起爆剤となって急激に利用者が増加しています。品質や機能の改善も進んできました。セキュリティ性や運用管理性に優れた高機能な製品やサービスの選択肢も増えています。緊急時対応のテレワークではまず、導入が簡単でサポート体制がしっかりしている企業向けのチャットツールとウェブ会議システムの導入を検討してください。
- 中沢仁
- ゾーホージャパン Zoho事業部 事業部長
- 国内独立系ソフトウェアベンダー（ISV）で中堅中小企業と大企業を対象に10年間従事。2010年、ゾーホージャパン入社。Zoho.comサービスの日本国内での啓蒙と販売に従事
