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「Gmail」大好き人間だから伝えたい“推し小技”--2020年下半期版(1)

池田園子

2020-07-07 07:30

 慣れるとやみつきになる。そんなサービスのひとつに「Gmail」があると思う。シンプルな操作感、機能が見直され改良され続ける更新感など、Gmailの特長に魅了されて、長い間ヘビーユーザーでい続ける人も少なくないだろう。

 筆者もそのひとりであり、2018年よりGmailの便利技を紹介してきたのに続き、2020年もいろいろなティップスを取り上げている。本連載でも業務効率化・合理化に役立つGmail便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第1回目で、PCで使う場合を想定。

1.クイック設定を活用して、Gmailの使いやすさを即アップデートする

 Gmailの各種設定方法がアップデートされた。右上の「設定ボタン」(歯車のような形のボタン)をクリックしてみよう。すると、「すべての設定を表示」の上に、「クイック設定」と書かれたポップアップ画面が表示される。

 ここで「解像度(メールスレッドの幅調整)」や「テーマ(背景)」「受信トレイの種類」「メールのスレッド表示」など、Gmailの“外観”にまつわる諸々を簡単に設定できる。これは2020年上半期にはなかった機能である。

 唯一、「テーマ」に関しては、すべての背景画像候補をこの小さな画面内では表示しきれないため、表示された8つの画像以外も見たいなら、「すべて表示」をクリックする必要がある。

 Gmailをより使いやすくしたいと思ったら、ひとまずクイック設定を調整してみるだけで、使い勝手は大きく変わるはずだ。

2.下書き×スヌーズ機能を活用して、メール送信漏れを防ぐ

 途中まで書いた後、時間が足りない、他の作業に戻ったなど、何らかの理由で一旦「下書き」に入れた(寝かせた)メールは、その存在を忘れやすい。送信するはずだった相手から「あの件、どうなっていますか?」「まだメールが届いていないようなのですが」などとリマインドされ、「そういえば……」と気づくことも。

 そんなミスを避けるためにおすすめなのが、下書きをリマインドする機能だ。下書きに入れたメールにカーソルを合わせ、右端にある「スヌーズ」→「日付と時間を選択」から具体的な日時を設定して保存すれば完了だ。

 受診トレイを「優先トレイ」にしている筆者の場合は、最上部の「重要な未読メール」にその下書きが表示される。

 メールの右端に「◯時間前までにスヌーズ」との文字が書かれている。下書きに戻ると、そのメールが「受信トレイ」に入っていることもひと目でわかる。

 下書きに入れた後、送信し忘れてしまう。そんな“うっかり”をなくすために、覚えておくといい機能だと思う。

3.文法チェック機能を活用して、正確な英文メールを書く

 英文メールを書く人であれば、設定しておくといいのが、「文法」に関する修正提案機能だ。メール本文に英文を打ち込むと、人工知能が高度なスペルチェックを実行し、文法のミスだと考えられる箇所が検出され、修正案を示してくれる。

 「設定ボタン」(歯車のような形のボタン)→「全般」→「文法」を見てみよう。デフォルトで「文法の訂正案をオンにする」の方にチェックが入っているはずだが、念のため確認しておきたい。

 こちらがオンになっていれば、文法が間違っていると思われる箇所に、青い下線が引かれ、そこにカーソルを合わせると修正案が表示される。

 修正案を反映したいと思ったら、同案をクリックすれば反映される。逆に、修正案を受け入れたくない場合は、右横に現れる「×」マークをクリックしよう。すると、元の表現に戻り、青い下線が表示されることは以後なくなる。良質なチェック機能ゆえ、有効活用してほしいと思う。

 第2回に続く。

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