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「Gmail」大好き人間だから伝えたい“推し小技”--2020年下半期版(2)

池田園子

2020-07-14 07:30

 慣れるとやみつきになる。そんなサービスのひとつに「Gmail」があると思う。シンプルな操作感、機能が見直され改良され続ける更新感など、Gmailの特長に魅了されて、長い間ヘビーユーザーでい続ける人も少なくないだろう。

 筆者もそのひとりであり、2018年よりGmailの便利技を紹介してきたのに続き、2020年もいろいろなティップスを取り上げている。本連載でも業務効率化・合理化に役立つGmail便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第2回目で、PCで使う場合を想定。

1.適宜署名を切り替えて、宛先に応じたメールを送信する

 メールの最後に必ず入れる署名。こちらが大幅にリニューアルされた。右上の「設定」ボタン(歯車のような形のボタン)をクリックしてみよう。そこから「すべての設定を表示」をクリックして「署名」へと進む。

 現在登録している署名は1種類だが、複数の署名を使いたい人は、「+新規作成」から、新しい署名に名前を付け、右の署名枠に署名を入力し、画面下部の「変更を保存」をクリック。

 その後、メールの新規作成時や返信時に、メール下部にある右端のアイコン「署名を挿入」をクリックする。

 最初はデフォルトの署名がメール本文下に挿入されているが、こちらのアイコンから「設定」で登録した別の署名を選択することが可能だ。署名の必要がないメールのときは、「署名なし」を選ぶこともできる。「署名を管理」からは署名設定画面にワンクリックで遷移する。

 個人用のGmailと会社用、複業用など複数のGmailアカウントを使い、署名が各アカウントで異なる場合は、それぞれの署名を登録しておくことをおすすめしたい。

 メール送信相手、返信相手に適した署名でメールを送信することができる。何よりワンクリックで署名を変更できるのはとても便利だ。

2.GmailからクリックひとつでMeetを立ち上げ、会議設定・参加を時短化する

 コロナ禍の2020年4月、ウェブ会議サービス「Google Meet」(以前の名称は「Hangouts Meet」)の会議をGmailから開始できるようになっていたのをご存知だろうか。

 Gmailのサイドバーに「Meet」が表示されているなあと、気づいた方も多いだろう。これまでGoogle Meetを使うとなると、Google カレンダーで予定を立てるか、ブラウザでGoogle Meetにアクセスして設定する必要があった。

 しかし、今はGmailのサイドバーにある「会議を開始」→「今すぐ参加」をクリックすると、会議のURLコードが得られる。それを会議参加者に送るか、参加者のメールアドレスを入力し、Google Meet経由で招待を送ることも可能。

 Google Meetからメールで招待を送ると、招待されたユーザーはGmail内の「ミーティングに参加」をクリックするだけで、会議に参加できる。

 オンライン会議システムといえば、Zoomがひとり勝ちをしているような印象を受ける。確かにZoomは使いやすい。しかし、Gmailユーザーであれば、Meetの方がGmailの画面内でワンクリックで始められる点で、利便性は高いのではないか。

 これまでより遥かに使いやすくなったMeetをGmailからシームレスに使ってみてはいかがだろうか。

3.スター機能を活用して、メールの整理を簡単にする

 メール開封後「後で読みたい」「保存しておきたい」など何らかの理由で、印を付けておきたいと思うこともあるだろう。そんなときは、ご存知「スター」を使うことになる。色や形の異なるスターは全部で12種類あり、使う個数を選択できる。

 「設定」ボタン(歯車のような形のボタン)→「すべての設定を表示」→「全般」→「スター」へ進もう。「初期設定」で「スター 1個」「スター 4個」「すべてのスター」から好きなものを選ぶ。

 スター 1個でもスター 4個でも、自分が気に入っているスターを選択可能。「使用中」と「未使用」との間で、スターをドラッグ&ドロップして決めるといい。

 こうして使うスターを選んだら、画面下部の「変更を保存」をクリックして完了だ。

 スターを付けておくと、Gmailの検索ボックスに「starred」などと入力すると、スター付きのメールに絞り込んで検索もできる。「starred ◯◯(メールを探す際のキーワードが入る)」など、キーワードを加えて検索するといいだろう。

 第3回に続く。

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