慣れるとやみつきになる。そんなサービスのひとつに「Gmail」があると思う。シンプルな操作感、機能が見直され改良され続ける更新感など、Gmailの特長に魅了されて、長い間ヘビーユーザーでい続ける人も少なくないだろう。
筆者もそのひとりであり、2018年よりGmailの便利技を紹介してきたのに続き、2020年もいろいろなティップスを取り上げている。本連載でも業務効率化・合理化に役立つGmail便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第2回目で、PCで使う場合を想定。
1．適宜署名を切り替えて、宛先に応じたメールを送信する
メールの最後に必ず入れる署名。こちらが大幅にリニューアルされた。右上の「設定」ボタン（歯車のような形のボタン）をクリックしてみよう。そこから「すべての設定を表示」をクリックして「署名」へと進む。
現在登録している署名は1種類だが、複数の署名を使いたい人は、「＋新規作成」から、新しい署名に名前を付け、右の署名枠に署名を入力し、画面下部の「変更を保存」をクリック。
その後、メールの新規作成時や返信時に、メール下部にある右端のアイコン「署名を挿入」をクリックする。
最初はデフォルトの署名がメール本文下に挿入されているが、こちらのアイコンから「設定」で登録した別の署名を選択することが可能だ。署名の必要がないメールのときは、「署名なし」を選ぶこともできる。「署名を管理」からは署名設定画面にワンクリックで遷移する。
個人用のGmailと会社用、複業用など複数のGmailアカウントを使い、署名が各アカウントで異なる場合は、それぞれの署名を登録しておくことをおすすめしたい。
メール送信相手、返信相手に適した署名でメールを送信することができる。何よりワンクリックで署名を変更できるのはとても便利だ。
2．GmailからクリックひとつでMeetを立ち上げ、会議設定・参加を時短化する
コロナ禍の2020年4月、ウェブ会議サービス「Google Meet」（以前の名称は「Hangouts Meet」）の会議をGmailから開始できるようになっていたのをご存知だろうか。
Gmailのサイドバーに「Meet」が表示されているなあと、気づいた方も多いだろう。これまでGoogle Meetを使うとなると、Google カレンダーで予定を立てるか、ブラウザでGoogle Meetにアクセスして設定する必要があった。
しかし、今はGmailのサイドバーにある「会議を開始」→「今すぐ参加」をクリックすると、会議のURLコードが得られる。それを会議参加者に送るか、参加者のメールアドレスを入力し、Google Meet経由で招待を送ることも可能。
Google Meetからメールで招待を送ると、招待されたユーザーはGmail内の「ミーティングに参加」をクリックするだけで、会議に参加できる。
オンライン会議システムといえば、Zoomがひとり勝ちをしているような印象を受ける。確かにZoomは使いやすい。しかし、Gmailユーザーであれば、Meetの方がGmailの画面内でワンクリックで始められる点で、利便性は高いのではないか。
これまでより遥かに使いやすくなったMeetをGmailからシームレスに使ってみてはいかがだろうか。
3．スター機能を活用して、メールの整理を簡単にする
メール開封後「後で読みたい」「保存しておきたい」など何らかの理由で、印を付けておきたいと思うこともあるだろう。そんなときは、ご存知「スター」を使うことになる。色や形の異なるスターは全部で12種類あり、使う個数を選択できる。
「設定」ボタン（歯車のような形のボタン）→「すべての設定を表示」→「全般」→「スター」へ進もう。「初期設定」で「スター 1個」「スター 4個」「すべてのスター」から好きなものを選ぶ。
スター 1個でもスター 4個でも、自分が気に入っているスターを選択可能。「使用中」と「未使用」との間で、スターをドラッグ&ドロップして決めるといい。
こうして使うスターを選んだら、画面下部の「変更を保存」をクリックして完了だ。
スターを付けておくと、Gmailの検索ボックスに「starred」などと入力すると、スター付きのメールに絞り込んで検索もできる。「starred ◯◯（メールを探す際のキーワードが入る）」など、キーワードを加えて検索するといいだろう。
第3回に続く。
