「Google カレンダー」は人生を記録する相棒だ。Google カレンダーに入ったスケジュールを振り返ると、自分がいつ、どこで、どんな仕事をしていたかが一目瞭然。使い心地が良すぎるあまり、仕事の予定はもちろん、仕事以外の予定もすべてGoogle カレンダーに一本化して久しい。これから先も使い続けることは間違いない。
そんなGoogle カレンダー大好きな筆者が、2020年上半期版に続き、下半期もさまざまなティップスを取り上げる。本連載では業務効率化・合理化に役立つGoogle カレンダー便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第4回目で、「iPhone SE」で使う場合を想定。
1．ワンクリックで予定や「Google Meet」のURLを追加し、予定作成を時短化する
Google カレンダーはスマホで使う際も心地いい。画面右下の「＋」ボタンをタップし、新規予定を入れてみよう。続いて「予定」をタップすると、詳細情報を追加できる。
スマホのGoogle カレンダーに複数のGoogleアカウントを追加している場合、「予定（Gmailアドレス）」をタップすると、それらGoogleアカウントが表示される。筆者の場合は、個人アカウントと法人アカウント（「G Suite」）を2つ追加している。今回入れたい予定が個人のものなのか、会社のものなのかによって、両者を使い分けている。
アカウントを1タップで選択した後、1つ前の画面（詳細情報を追加する画面）に戻り、「ビデオ会議を追加」をタップしよう。すると「Google Meet ビデオ会議の詳細情報を追加しました」と表示される。
この操作だけで、アクセスすればすぐにビデオ会議を始められるURLが生成・追加されたことになる。右上の「保存」をタップすれば完了だ。
再び予定を開くと「Google Meetに参加する」と共に、Google Meetの個別URLが追加されている。
2．予定の複製機能を活用し、予定作成を時短化する
作成した予定は簡単に削除・複製できる。ここでは予定を複製する方法を見てみたい。まず、Google カレンダーから、複製したい予定を開く。
右上の3つの丸が横に並んだボタンをタップし、続いて「複製」をタップ。日時を変更して「保存」をタップすれば完了だ。
もし、別のアカウントに予定を複製したい場合（例えば、個人アカウントで入れていた予定を法人アカウントで複製したい場合）は、右上の3つの丸が横に並んだボタン→「複製」→「予定（Gmailアドレス）」をタップし、アカウントを切り替えて保存をすればいい。
あるいは、右上の3つの丸が横に並んだボタン→「コピー先」→「予定（Gmailアドレス）」から、予定を入れたいアカウントを選択し、「保存」をする選択肢もある。
登録しているGoogle アカウントをまたぐ形での予定複製も、スマホからだととても簡単にできるのだと知っておいてほしい。
3．アカウントごとに規定の予定の長さを設定し、予定追加を時短化する
Google カレンダーをスマホでより快適に使うために、細かい設定をしておきたい。左上メニューボタンから、最下部に近いところにある「設定」をタップ。
「全般」から「規定の予定の長さ」をタップしてみよう。ここでもスマホのGoogle カレンダーに追加したGoogleアカウントが複数表示され、アカウントごとに規定の予定の長さを選択することができる。
例えば、ひとつの予定につき、個人アカウントでは「60分」、法人アカウントでは「30分」など、アカウント別に規定の予定の長さを設定できるのだ。
個人アカウントで追加する個人的な予定はのんびりしたいから1コマ60分、法人アカウントで追加する会社の予定は時短・効率を意識したいから1コマ30分、というように、予定のタイプに合わせて調整可能なのはありがたい。
規定の予定の長さを設定しておくと、事前に設定した時間の単位で、新規の予定が追加される。予定追加の際、時短・効率化が可能となるので、事前に設定しておくといいだろう。
今回は2020年8月時点で利用可能な機能を紹介した。Google カレンダーは業務効率化・時短化を助けてくれるツールのひとつだ。取り上げた小技以外にも、有益な機能はたくさんある。いろいろな機能を使い、自分らしいカスタマイズを楽しんでほしい。
