さまざまな書類作成に使える「Google ドキュメント」。ちょっとしたメモや議事録、原稿などをGoogle ドキュメントで作り、チームで共有しているところもあるだろう。
シンプルで軽快な操作感、「Word」に劣らない機能の高さなど、優れた点がたくさんあるが、何より複数人で同時に更新できる、というのは大きな魅力と言える。編集履歴がわかりやすい、ファイルの共有が簡単にできるなど、使い勝手もとてもいい。
本連載では、業務効率化・合理化に役立つGoogle ドキュメント便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第2回目で、PCで使う場合を想定。
1.テンプレートを活用して、ドキュメント作成を効率化する
Google ドキュメントで利用できるのは、見慣れた空白のプレーンなドキュメントだけではない。さまざまなテンプレートが用意されているのをご存知だろうか。
「ファイル」→「新規作成」→「ドキュメント」下にある「テンプレートから作成」をクリック。すると「テンプレート ギャラリー」が立ち上がる。履歴書やカバーレター、仕事(プロジェクト提案書、会議メモ、パンフレット、ニュースレター)など、ビジネスはもちろん、プライベートでも活用できそうなテンプレートばかりだ。
使いたいものをクリックすると、そのテンプレートが新規のタブで開く。「ここにテキストを挿入」と記載されている場所に書き込むといい。
モノによってはシンプルなデザインも施されていて、受け取り手におしゃれな印象を与えるテンプレートも。用途に応じて活用したい。
2.ウェブ公開機能を使って、一般公開するURLを即生成する
Google ドキュメントを一般公開する方法はいろいろと考えられるが、ここではよりシンプルなやり方を取り上げたい。
「ファイル」→「ウェブに公開」をクリックし、「リンク」下にある「公開」ボタンをクリックする。このとき「変更が加えられたときに自動的に再公開する」に、チェックを入れるか入れないかは、自由に選ぶことができる。
これらの設定によって、このGoogle ドキュメントを誰でも閲覧できるようになる。ただし、厳密に言うと、確実に一般公開するには、Google ドキュメントのリンクを貼り付けるか、メールやSNSで共有するか、Google ドキュメントを埋め込むか、いずれかのアクションを取る必要がある。
「ファイル」→「ウェブに公開」をクリック後の画面で、Google ドキュメントのリンクまたは埋め込み用のタグを取得することが可能だ。
もしウェブに公開するのをやめたいときは、「ファイル」→「ウェブに公開」→「公開済みのコンテンツと設定」から「公開停止」をクリックしよう。
3.Google ドキュメントを開いたまま、すぐに他のファイルにアクセスする
Google ドキュメントに加えて、「Google スプレッドシート」といったGoogleのサービスで作成できる各種形式のデータを格納しているのが「Google ドライブ」だ。
特定のGoogle ドキュメントを開いて作業中、Google ドライブに戻って別のファイルを探す、ということもあるだろう。しかし、特定のGoogle ドキュメントを開いたまま、別のファイルを探したり開いたりする方法がある。わざわざGoogle ドライブに戻らなくてもいいのだ。
方法は簡単。「ファイル」→「開く」をクリックすると、「ファイルを開く」画面に遷移する。マイドライブ、共有アイテム、スター付き、最近使用したアイテムなど、複数のタブから選択できる。
ファイルの表示方法もリスト表示とギャラリー表示から選択可能。名前や共有日、最終更新、最終閲覧などで並べ替えもできる。
もちろん、ファイル名を検索して開くことも可能。該当のファイルが見つかったら選択し、「開く」をクリックすると、新規タブでファイルが開く。
Google ドライブを都度開いてファイルを検索し、Google ドキュメントにまた戻ってくるよりも、ひとつの画面の中でファイルを検索したり、開いたりする方が、業務を効率よく進められるはずだ。覚えておいて損はない機能のひとつである。
第3回に続く。