ファクスをTeamsに集約
多くの企業でレガシーなファクスが残っているだろう。なんとか、ファクスもTeamsなどに集約しないと、オフィスに送信されたファクスの確認、ファクスの送信などのためにオフィスに出社しなければならないといったことになる。
最近のファクスは、複合機の一機能となっている。オフィス内であれば、社内のLANに接続されて、プリンターとして利用したり、PCで作成した文書をプリントアウトするようにファクス送信したりできる。また、受信したファクスを特定の共有フォルダーに保存することも可能だ。
こういった複合機の機能とTeamsのクラウドストレージの機能などを組み合わせれば、ファクスの受信もTeamsに集約することができる。
受信したファクスを特定のメールボックスへ送信
Teamsでは、ローコードプログラミングツール「Microsoft Power Automate（旧Microsoft Flow）」の機能を利用して、特定のメールボックスでメールを受信した場合、自動的にファクスのイメージを添付ファイルとして、Teamsの共有フォルダーに送り、特定のユーザーに通知を行うことができる。
Power Automateを使えば、メールボックスに送信されたファクスをTeamsのクラウドストレージに保存できる
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Power Automateには、多くのテンプレートが用意されているため、既存のテンプレートを改良するだけで、ファクスが受信できる
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Power Automateでは、プログラミングではなく、フロー図でロジックの記述ができるため、専門のプログラマーでなくても、ビジネスロジックの開発ができる
Power Automateは、RPA機能も取り込まれているため、多くの単純作業を自動化できる
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ファクス用のメールボックスは、会社全体で1つではなく、各部署で1つに細分化しておき、必要なユーザーグループに通知を送信するようにしておけばいい。これで、オフィスに来たファクスをTeams上で確認することができる。ただし、ファクスを送信する場合は、テレワークのPCをVPNで接続して、会社の複合機にアクセスして、ファクスを送信しなければならない。
