「Google スプレッドシート」大好き人間だから伝えたい“推し小技”--2020年下半期版(2)

池田園子

2020-11-10 07:30

 「Excel」をあまり使わなくなって久しい。とはいっても、相手がExcelを使う場合、こちらもそれに合わせるのだが、その必要がなければ自分から「Google スプレッドシート」の利用を提案する。Google スプレッドシートはとても優れていて、未使用の相手にもGoogle スプレッドシートの魅力を知ってほしい——大袈裟ではなく、そんな気持ちがある。

 なんといっても、シートを更新する度にメールに添付して送付したり、シートのタイトルを最新のものに変更したりという手間がかからないのは、非常に素晴らしいと思う。シートにアクセスすれば、常に最新の情報を閲覧でき、編集履歴も簡単に確認できる。時短化にもってこいのツールだと言っても過言ではないだろう。

 本連載では、業務効率化・合理化に役立つGoogle スプレッドシート便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第2回目で、PCで使う場合を想定。

1.テキストを縦に回転して、見やすく整ったシートを作成する

 Google スプレッドシートで、セル内のテキストがやや長い場合、「テキストを折り返す」という選択肢がある。最も思いつきやすい方法だろう。しかし、テキストを折り返すと、同じ行や列に並ぶセルの幅が変わり、見た目的には「あまり良くない」「見づらい」と感じることも。

 そんなときに使いたい機能が、セル内のテキストを「縦にする」方法だ。「表示形式」→「テキストの回転」と進み、「上に回転」または「下に回転」を見え方の好みに応じて選択する。

 この機能は、ツールバー右端近くにある、斜めになった「A」の下に矢印があるボタンを選択して使うことも可能。

 スプレッドシートのセル内に長いテキストを置いても、シートを見やすく、整然とした形に保っておきたい場合に重宝する機能だ。覚えておいてほしい。

2.取り消し線を活用し、編集履歴を見える化する

 「Google ドキュメント」や「Word」などでおなじみの「取り消し線」。実はGoogle スプレッドシートでも使えるのをご存知だろうか。

 複数人でGoogle スプレッドシートを共有しているとき、シートの内容を変更・調整する際に、取り消し線が役に立つことがある。

 というのも、Google スプレッドシートは、Google ドキュメントにある機能「提案モード」を搭載していないからだ。提案モードは編集履歴を視覚的にわかりやすく残せる、非常に優れた機能である。

 となると、Google スプレッドシートでは、編集履歴を残せない代わりに、調整箇所の文字色を変えたり、該当セルにコメントを入れたりするのがベーシックなやり方だろう。

 それに加えて、削除したい箇所には取り消し線を引くと、メンバー全員でシートを確認し、「最終版」を作る際の助けになる。その部分を取り除けばいい、と一目でわかる。

 方法は簡単だ。取り消し線を引きたいセル上にカーソルを置き、「表示形式」→「取り消し線」をクリックすればOK。該当セル上の文字色と同じ色で、取り消し線を引くことができる。

3.通知量・頻度を事前に設定し、通知確認でストレスを溜めないようにする

 チームでGoogle スプレッドシートを使っているときは当然、複数人がシートを触ることになる。その間、さまざまな変更が積み重ねられる。

 ただ、シートの内容を変更する度に通知が飛ぶようになっていると、通知量が多すぎるし、それらをいちいち確認しているとキリがない。時間の無駄とも言えるかもしれない。関わる人数が多ければ多いいほど、通知が来る度に疲弊してしまうだろう。

 だからこそ、通知ルールをあらかじめ決めておくのが望ましいと思う。通知ルールの設定は「ツール」→「通知ルール」から行う。

 「次の場合にGmail宛に通知する」から、通知するタイミングを「変更が入ったとき」「ユーザーがフォームを送信したとき」から選択しよう。

 続いて「通知方法」を「メール - 1日1回」「メール - その都度」から選んで「保存」すると、通知設定は完了だ。

 スマホに届くプッシュ通知、メールに来る各種通知の多さにストレスを溜めている人もいるのではないだろうか。通知量や頻度は事前に決めることができる。穏やかかつ健やかな心で業務に向き合えるよう、あらかじめ調整しておくといいだろう。

 第3回に続く。

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