契約完了後の更新作業もカバー
Dropbox “HelloSign” for kintoneは、kintoneのレコード情報から帳票データを自動で作成して出力するプラグインであるKAIZEN-PDFを基盤にしている。
新規もしくは既存の契約書や注文書、発注書をkintoneに読み込ませてPDFファイルを作成し、HelloSign APIを活用して相手に電子署名の要望メールを送信。相手が署名した後は結果がkintoneに配信され、電子署名済みPDFファイルはDropbox Businessに格納する仕組みだ。
Dropbox “HelloSign” for kintoneのデモンストレーション。タブレットなどによる電子署名や印影をデジタル化したデータ、過去の電子署名を利用できる
工程を見ると至極シンプルに見えるが、キャップドゥの森田氏は「われわれはkintoneとHelloSignを連携させることで、契約締結作業にとどまらず、契約に至るプロセスと契約完了、そして契約完了後の更新作業など各種作業を管理する仕組みを実現した」と説明した。
kintoneの管理画面でDropbox BusinessのアプリケーションキーやHelloSignのトークンを登録すれば、電子署名の工程はHelloSignと同じく署名を依頼する相手にメールが送信され、署名後の結果をkintone上で管理できる。
当初は自社向けに開発したDropbox “HelloSign” for kintoneだが、導入前は担当者3人で約3時間、作業工数15を要した締結業務を、担当者1人で約5分、作業工数2まで短縮したという。
相手が電子署名を終えると、kintone上のステータスが「Signed（署名完了）」に変化する
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Dropbox Japan パートナー事業部長 玉利裕重氏
Dropbox Japanは2020年注力分野の1つにパートナービジネスの強化を掲げているが、パートナーグループ人員倍増やパートナー専任カスタマーサクセスの新設に成功したと説明する。6月に開催した発表会で同社代表取締役社長 五十嵐光喜氏は、具体的な施策の1つとして「日本独自アプリケーションとの連携拡充」を掲げていたが、Dropbox “HelloSign” for kintoneの「発表が1つの証（あか）しになった」（同社パートナー事業部長 玉利裕重氏）といえる。
