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顧客からの依頼が2倍、電子押印が72%--SB C&Sにみる電子契約業務のあり方 - (page 2)

石田仁志 藤代格 (編集部)

2020-11-30 07:15

 3つの優位性のほか、自社で採用するに当たって「処理をする際の時間や、不備が無いように申請できるかという部分を考えた場合に、意図していた形を一番実現できたのがAdobe Signだった。中でも大きかったのが、全段階で統制がかけられていること。その際、会社としての内部統制上で必要なデータを集めなければならないときに、我々が作りたいような形へ自分たちで簡単にフォームをカスタマイズできるところが良かった」(川村氏)と説明する。

 操作時におけるユーザーインターフェース(UI)もわかりやすく、「一連の操作をしてもらった際に、『やりやすかった』『マニュアルを読み込まなくても流れに沿って簡単に申請ができた』という声があった」(SB C&S コーポレート管理本部 総務部 総務企画課の千葉倫子氏)と、社内のユーザーから高い評価を得られたという。

UIイメージ(出典:SB C&S) UIイメージ(出典:SB C&S)
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本部長へのサイン依頼時のUIイメージ(出典:SB C&S) 本部長へのサイン依頼時のUIイメージ(出典:SB C&S)
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顧客からの電子契約の依頼が2倍

 Adobe Signを導入した結果、1年前53%だった全契約書における電子押印処理件数が72%まで増加。システム導入時の社員からの反応も良く、顧客からの電子契約の依頼は「2019年度下期と比較して20年上期では2倍に増えている」(川村氏)と追い風な状況を説明。電子契約が順調な広がりを見せているとのことである。

 効果については、印紙税や郵送時の紛失リスクを削減できたほか、契約書の印刷、製本、発送、受取、保管という一連の契約にかかわる作業を効率化。想定では押印申請から文書保管までにかかる作業時間を52%程度短縮できる見込みであるという。このほかにも業務改善効果として川村氏は、「契約の状況がシステム上で把握できるため、進捗管理が容易になったことが大きい」と語る。

 同社が電子契約システムの導入検討を開始したのは昨年であり、必ずしもコロナ対策でシステムを入れたわけではないが、結果として総務部門におけるテレワーク体制を整備。今回のコロナ禍でも、職務の性質上どうしても会社で対応しなければならないこと以外は全て在宅で対応が可能だったという。

 SB C&Sでは、このような総務部門での取り組みのほかにも全社的にテレワーク環境を整備しており、コロナ禍における月間の在宅勤務率が最大で98%超を記録したとのことである。それらの経験も踏まえ今後同社では、電子契約システムや名刺コミュニケーションツール、オフィスにおけるウェブ会議用のモニターなどのテレワークを効率化するための商材を用意し、社内で導入した経験とともにセットで提供していくとしている。

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