使い続けると、それがなくてはならない存在になる。そんな唯一無二ともいえるサービスのひとつに「Gmail」があると思う。マニュアルいらずで簡単に使えること、欲しい機能が揃っていることなど、Gmailの使いやすさに魅力を感じ、長い間使っている人も多いのではないか。
筆者もGmailを好んで、10年近く利用している。“Gmail好き”をきっかけに、2018年よりGmailの便利技を紹介してきたのに続き、2021年もいろいろなティップスを取り上げる。本連載でも業務効率化・合理化に役立つGmail便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第2回目で、PCで使う場合を想定。
1．スレッド表示オン/オフを選んで、受信トレイを見やすい状態に整える
Gmailではメールの返信をグループ化してスレッドで表示するか、返信1通1通を個別に表示するかを選択できる。
初期設定ではスレッド表示（返信はスレッドにまとめられ、最新のメールは一番下に表示される、という見え方）になっているため、返信を個別に表示したい人向けの簡単な方法を紹介したい。
まずGmailを開き、右上の「設定」ボタン（歯車のような形のボタン）をクリックする。「クイック設定」を一番下までスクロールし、「メールのスレッド表示」から「スレッド表示」のチェックを外す。その後、Gmailを「再読み込み」すると、受信トレイの見え方が変わる。スレッド表示から個別表示へと一瞬で切り替わるのだ。
メールの件名に変更が加えられた場合や、スレッド内のメール数が100 通を超えた場合、スレッドは新しいスレッドに分割される決まりがある。
ちなみに、スレッド表示のオン/オフは前述したクイック設定の他、「設定」ボタン→「すべての設定を表示」→「全般」→「スレッド表示」から選択することも可能だ。
2．返信定型文とフィルタを組み合わせて設定し、一部のメール対応を自動化する
初回問い合わせへの返信をはじめとして、毎回同じ文面の返信を一から書くのは、効率的とはいえない。作成した返信内容は「返信定型文」として保存可能だ。その定型文を使って、特定のメールには毎回同じ文面を返信するよう設定しておきたい。
ここでは、会社への問い合わせが「info@〜〜〜」というメールアドレスから届き、その問い合わせメールに対し、定型文で返信することを想定して説明する。
方法は簡単だ。上部の「メールを検索」横の「▼」（検索オプションを表示）をクリックする。そこへ検索条件を入力しよう。この例の場合、Fromに「info@〜〜〜」を入力し、「フィルタを作成」をクリック。
すると「メールが検索条件と完全一致する場合」の対応が複数項目並ぶ。その中から「テンプレートの送信」チェックボックスをオンにして、テンプレートを選択し、「フィルタを作成」をクリックしたら完了だ。
こうすることで、条件に一致するすべてのメールに、返信が自動的に送られるようになる。返信を自動化することで、業務効率化をひとつ実践できたといえよう。
作成したフィルタを削除する場合は、「設定」ボタン→「すべての設定を表示」→「フィルタとブロック中のアドレス」下にある、「すべての受信メールに次のフィルタが適用されます」下で該当するフィルタを「削除」すればOKだ。
3．インラインを活用して、長文メールに対してわかりやすく返信する
長いメールを受け取ったとき、相手方の文章の一部を抜粋する形（インライン）で返信すると、メールのどの箇所に対するレスポンスなのか、相手方にわかりやすく示すことができる。
Gmailでインラインでの返信をするのはとても簡単だ。まずは、返信するメールの中で、引用したい一部分を本文内にコピーする。続いて「返信」アイコンをクリック。
さらに「書式設定オプション」アイコン→「引用（’’）」アイコンをクリック。すると、元のメッセージの引用を示すグレーのバーが追加される。その横にコピーしたテキストをペーストするといい。
続いてEnterキーを押すと、元のメッセージを引用した下に、返信文を入力することができる。返信文の先頭にはグレーのバーが表示されないことから、引用文ではないと一目で伝わる。
相手方から送られてきたメールの長さに応じて、インラインでの返信を賢く活用したい。
第3回に続く。
