使い続けると、それがなくてはならない存在になる。そんな唯一無二ともいえるサービスのひとつに「Gmail」があると思う。マニュアルいらずで簡単に使えること、欲しい機能が揃っていることなど、Gmailの使いやすさに魅力を感じ、長い間使っている人も多いのではないか。
筆者もGmailを好んで、10年近く利用している。“Gmail好き”をきっかけに、2018年よりGmailの便利技を紹介してきたのに続き、2021年もいろいろなティップスを取り上げる。本連載でも業務効率化・合理化に役立つGmail便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第4回目で、PCで使う場合を想定。
1．署名の入れ方を設定し直し、メールを見やすい状態にする
メールに署名は必要だ。しかし、特にボリューミーな署名がやりとりの度に並ぶと、鬱陶しく感じることもある。もし「署名が邪魔だな」と感じることがあれば、署名の入れ方を設定し直してはどうだろうか。
Gmailを開き、右上の「設定」ボタン（歯車のような形のボタン）→「すべての設定を表示」→「全般」→「署名」→「デフォルトの署名」を確認しよう。
「新規メール用」と「返信 / 転送用」で、どの署名を入れるか、また、そもそも署名を入れないのかを設定できる。登録しているメールアドレス（「すべての設定を表示」→「アカウントとインポート」→「名前」→「他のメール アドレスを追加」で追加したメールアドレス）がある場合、そのメールアドレス用にも選択が可能となっている。
例えば、新規メールには「自分の署名」を入れて、「返信 / 転送用」では「署名なし」にするなどの設定が可能。
好みの問題になるが、「返信 / 転送用」では「署名なし」にするなどのカスタマイズをすると、署名の「うるささ」は解消されることだろう。
2．スレッドの既読タイミングを選び、ストレスなく既読化する
確認したいメールをプレビューパネルでチェックしたのに、なかなか既読にならなくて煩わしい、と感じたら、確認した方がいい設定がある。現在、自分好みの設定になっていない可能性があるからだ。
「設定」ボタン→「すべての設定を表示」→「全般」→「プレビュー パネル」から「スレッドを既読にするタイミング」を見直してみよう。
ここでは「すぐに」「1秒後」「3秒後」「20秒後」「既読にしない」から選択できる。「既読にしない」を選ぶケースは少ないと思うし、20秒後というのはなかなかの長さだ。
おすすめは「すぐに」である。「すぐに」と設定しておくと、スレッドをクリックして、プレビュー パネルに表示させた瞬間、既読になるので、メールをスピーディーに既読化して処理していける。
3．万一のときに代理人を立てて、自分の下でメールを滞らせないようにする
自分や家族の入院や妊娠・出産、看護・介護、その他の諸事情で、仕事をしばらく休むことになった……。中長期で現場を離れることになり、自分でメールを確認できず、誰かに対応してもらいたいときは「代理人」を置くことが可能だ。
代理人は自分に代わってメールを閲覧・送信・削除できる権限を持つ。代理人を追加すると、自分のGmailアカウントへのアクセスを許可できる。代理人の設定方法は簡単だ。「設定」ボタン→「すべての設定を表示」→「アカウントとインポート」→「アカウントへのアクセスを許可」へ進む。
ここで「別のアカウントを追加」をクリックすると、「アカウントへのアクセスを許可する」旨のポップアップ画面が表示される。「アカウントにアクセスする Google アカウント ユーザーを指定してください」下に代理人となる人のメールアドレスを追加する。
代理人は最大10人まで追加でき、会社や学校などでG Suiteを利用している場合は、組織内で代理人を最大25人まで追加できる。メールアドレス追加後は「次のステップ」→「メールを送信してアクセスを許可」をクリック。
追加した相手には、代理人となったことへの確認を求めるメールが届く。その本人がメールを確認し、代理人として表示されるまでに、最長で24時間かかる。そのため、できる限り余裕を持って、設定するのが安心だ。
ちなみに、代理人となるユーザーのアカウントでも、設定すべきことがある。「次回ログイン時にパスワードの変更を要求する」を無効にしておこう。
今回は2021年1月時点で利用可能な機能を紹介した。仕事でGmailを活用することで、業務効率化・時短化を実現しやすくなるはずだ。また時期を見て、優れた小技を取り上げたい。
