予定を移動したり、アップデートしたり、削除したり……ウェブのスケジュール管理サービス・アプリは紙のスケジュール帳と比べると、予定の管理が楽だ。変更が生じた際に「消して書き直す」手間がかからない。
スケジュール管理をスムーズに行いたい、という思いで、もう長い間、ウェブでスケジュール管理をしている。中でも「Google カレンダー」を好んでいて、利用歴は10年以上に及ぶ。
“Google カレンダー愛用者”であるのをきっかけに、2018年よりGoogle カレンダーの便利技を紹介してきたのに続き、2021年もいろいろなティップスを取り上げる。本連載でも業務効率化・合理化に役立つGoogle カレンダー便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第1回目で、PCで使う場合を想定。
1．ユーザー検索から始め、ゲストを含む予定作成を時短化する
「自分だけの予定」作成時はもちろん、「誰かとの予定」作成時に役立つGoogle カレンダー。ゲストを含めた予定を簡単に作成できる。ゲストを追加した予定作成をするにはいろいろな方法があるが、今回取り上げるのは、人物の検索から始めるやり方だ。
Google カレンダーを開き、画面左側の「ユーザーを検索」で、予定に追加したいゲストのメールアドレスを入力しよう（Gmailで頻繁にやりとりしている人物は、サジェストで表示される）。
メールアドレス入力後、エンターキーを押すと、新規予定作成画面がポップアップで立ち上がる。このとき、主催者は自分自身で、メールアドレスを追加した人物がゲストとして設定されている状態だ。
この後は、予定のタイトルや時間、場所、説明などを追加していけばOK。予定作成方法のひとつとして知っておくといいだろう。
2．予定作成前のワンクッションで、失礼のない対応をする
予定作成時にゲストを追加して、保存しようとすると、「Google カレンダーのゲストに招待メールを送信しますか？」表示が出る。このとき、招待メールを送信しても、しなくてもゲストのGoogle カレンダーに予定が追加されることになる。
しかし、ゲストのカレンダーに影響を及ぼしたくない場合（つまり、ゲストのカレンダーに勝手に予定を追加したくない場合）もないだろうか。例えば、こちらの判断で一方的に予定を入れていいのか悩ましい相手がいるとする。そんなときは、相手をゲストとして追加する前に様子を見たい。
まずは、ゲスト不在の自分だけの予定を作成した後、予定をクリックして「ゲストにメールを送信」アイコンをクリック。するとポップアップ画面が立ち上がる。ゲストのメールアドレスや件名、メッセージを入力し、「送信」をクリックすれば完了だ。
この操作では、ゲストを追加していないため、ゲストのカレンダーに予定が追加されることはない。ゲストはメールを受け取るが、予定に招待されたわけではない。あくまで日時、主催者、参加者（参加者がいる場合）、予定の内容がわかるメールを受け取るに過ぎない。
このメールで「ゲストとして追加してもいいか」を確認するのがスマートだろう。関係性の構築がまだできていない相手、距離感のある相手に対して、予定を追加する前に置きたいワンクッションだ。
3．既存の予定を確認しながら、予定を効率的に作成する
既存のスケジュールと照らし合わせながら、新規予定の詳細を入れ込みたい。そんなときに思い出したい機能がある。
まず、Google カレンダーを開いて、左上の「＋作成」またはカレンダー上のどこでもいいのでクリックし、新規予定作成画面を立ち上げる。
その後、左上の「サイドバーにドッキング」をクリック。すると、予定作成画面が左上に固定され、右側には予定を作成したい日の予定が表示される。こうすると、既に入っている予定を眺めながら、何時台に予定を追加するといいのか検討しやすくなる。
予定を設定して「保存」をクリックすると、元の画面に戻る。「週表示」にしていた人は週表示に、「月表示」にしていた人は月表示にという具合だ。
日単位の予定を見ながら、新たな予定を作成したい場合に活用したい機能である。
第2回に続く。
