予定を移動したり、アップデートしたり、削除したり……ウェブのスケジュール管理サービス・アプリは紙のスケジュール帳と比べると、予定の管理が楽だ。変更が生じた際に「消して書き直す」手間がかからない。
スケジュール管理をスムーズに行いたい、という思いで、もう長い間、ウェブでスケジュール管理をしている。中でも「Google カレンダー」を好んでいて、利用歴は10年以上に及ぶ。
“Google カレンダー愛用者”であるのをきっかけに、2018年よりGoogle カレンダーの便利技を紹介してきたのに続き、2021年もいろいろなティップスを取り上げる。本連載でも業務効率化・合理化に役立つGoogle カレンダー便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第3回目で、PCで使う場合を想定。
1．オフライン設定を活用し、オフラインでもGoogle カレンダーを確認できるようにする
オフラインの環境にいるときに、Google カレンダーが表示されなくて困った経験はないだろうか。そんなときに備えて、事前に設定しておくといい項目がある。「オフライン設定」だ。
以前、オフライン設定は機能として存在していたが、一時的になくなり、2021年1〜2月にかけて復活している。
設定方法は簡単で、右上の設定ボタン→「設定」→「全般」→「オフライン設定」から「オフライン カレンダーをオンにする」にチェックを入れるだけだ。
こうしておくと、オフライン時でも「マイカレンダー」が表示されるようになる。ただし、リマインダーとタスクはオフラインでは表示されない。
また、オフライン時には予定の追加や編集もできない。あくまでオフライン時でも予定を確認することができる機能である、と押さえておきたい。オフラインの環境に出る機会が多い人は設定しておくと安心だろう。
2．印刷設定をカスタマイズして、紙で見やすい状態に整えてプリントする
Google カレンダーを印刷して、週・月単位での予定を紙で把握したいときは、右上の設定ボタン→「印刷」をクリックしよう。整然とした綺麗なスケジュール表としてプリントアウトできる。
ウェブで管理できる便利さがGoogle カレンダーの魅力であり、それをあえて「紙で確認する」という機会は決して多くないとは思う。
ただ、例えば、ある特定のメンバーに仕事が集中していることが考えられ、チーム内で仕事の振り分けが必要だと思われるとき、プリントアウトした皆のスケジュールを見ながら話し合い、枠外に改善策などを書き出していく……といった方法を取ることができる。
「印刷」からは印刷範囲（印刷する期間）、表示（自動設定、日、週）、フォントサイズ（超極小〜超特大まで）、色とスタイル（スケジュールの輪郭のみ、フルカラー、白黒）など、細やかなカスタマイズが可能。
使うシーンは少ないかもしれないが、「こんな機能もある」と知っておいて損はない。
3．個々の予定を印刷し、見やすい状態に整えて配布する
2で予定の印刷方法を紹介したのに続き、Google カレンダーでは個々の予定も印刷可能であることを伝えておきたい。
Google カレンダーを開いて、該当する予定をクリックし、3つの丸が縦に並んだボタン（オプション）→「印刷」をクリック。すると、予定のタイトルや日付、時刻、場所、予定の作成者などが表示される。Google カレンダーの「説明」欄に入れていた内容は「メモ」として表示される。
特に説明欄に共有事項を多く記載した予定であれば、プリントアウトして配る方が喜ばれる場合もある。シーンや参加者に合わせて使ってほしい機能だ。
第4回に続く。
