いつしか「Word」と同じくらい、いや、それ以上に「Google ドキュメント」を活用する機会が増えた。原稿や議事録、ちょっとしたメモ書きなど、あらゆるテキストをチームで共有している。
セキュリティに関する考え方やルールは各々で異なるため、Google ドキュメントを使用しないと決めている組織や個人も存在するが、Google ドキュメントの使い勝手の良さは、多くの人から評価されているのを常々実感する。
“Google ドキュメント愛用者”であるのをきっかけに、2020年よりGoogle ドキュメントの便利技を紹介してきたのに続き、2021年もいろいろなティップスを取り上げる。本連載でも業務効率化・合理化に役立つGoogle ドキュメント便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第2回目で、PCで使う場合を想定。
1．「メニューを検索」「ヘルプ」機能を活用して、Google ドキュメントに慣れる
例えば、「この春からGoogle ドキュメントを使い始めた」「最近、別のツールからGoogle ドキュメントに移行した」といったように、Google ドキュメントを使い始めて間もない人もいるだろう。
新しいツールにすぐ順応するのは難しいもの。なかなか慣れない、機能を把握しきれていない——そんな人に使ってほしいのが、「メニューを検索」機能である。
「ヘルプ」→「メニューを検索」で、特定の機能といった調べたい事柄をキーワードベースでいいので入力すると、答えまで最短距離でたどり着けるだろう。
あわせて活用してほしいのが「ヘルプ」→「Google ドキュメントのヘルプ」である。クリックするとポップアップ画面が立ち上がり、「ヘルプを検索」することができる。
その下にある「よく利用されているヘルプリソース」では、頻繁に検索されているヘルプが「音声で入力する」「Google ドキュメントの使い方」といった一目瞭然ともいえるタイトルで表示されている。
該当するヘルプをクリックすると、ヘルプリソースがポップアップ画面で表示される。「記事」の形で詳しく読み、自分の中に知識として落とし込むことが可能だ。
2．「トレーニング」を参照し、Google ドキュメントの小技を把握する
「ヘルプ」→「トレーニング」も、Google ドキュメントを使いこなす手助けをしてくれる、心強い味方になる。
「トレーニング」を開くと「Google ドキュメントのトレーニングとヘルプ」といった、Google ドキュメントに関する基礎知識から応用まで、幅広い情報が集約されている。
例えば、これまで文書管理に「Word」を使っていた人向けには、「Microsoft Word から Google ドキュメントへの移行」といった、まさに目を通しておきたい内容の記事が用意されているので、参照されたい。
Google ドキュメントには豊富なテンプレートも存在する。テンプレートの便利さを味わったり、Google ドキュメントをあらゆる文書で使えることを確認できる「提案書のテンプレート」をコピーやカスタマイズしながら試したりするのもいいだろう。
3．主要なキーボードショートカットを押さえて、Google ドキュメントを網羅的に理解する
Google ドキュメントに慣れ、使いこなせるようになりたいなら、キーボードショートカットも押さえておきたい。「ヘルプ」→「キーボード ショートカット」を覗いてみよう。
文字書式（太字、斜体、取り消し線、上・下付き文字など）から段落書式（各種見出しの適用など）、編集（リンクの挿入、検索と置換、書式をコピーなど）、コメント（コメントを追加、コメント履歴を開くなど）、さまざまなショートカットが紹介されている。
キーボードショートカットを制する者は、効率の良い文書作成を制すると思う。頻繁に使うものは押さえておくといいだろう。また、キーボード ショートカットをマスターする中で、ツールについて網羅的に理解するようになるはずだ。
第3回に続く。
