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全日本食品、全国1600の加盟店と結ぶ契約書を電子化

NO BUDGET

2021-04-21 09:44

 全日本食品は、インフォマートの「BtoBプラットフォーム 契約書」を導入した。全国のミニスーパーや個人商店など、約1600店が加盟店と結ぶ契約書を電子化した。

 全日本食品は、全国13エリアにある協同組合、全国のミニスーパーや個人商店等など1600店舗の加盟店から成る日本最大級の独立小売ネットワークを持つ「全日食チェーン」の本部。

 BtoBプラットフォーム 契約書の導入によって全国の加盟店と一斉に交わす膨大な契約書による作業負担を軽減した。発行から締結までスーパーバイザーを介さず画面上で完結でき、タイトなスケジュールの中でも、600件あまりの契約を担当者一人で処理できた。また、導入から1年足らずで3000件近くの契約書の印刷、郵送、保管といった本部の契約業務に関する作業時間を500時間ほど削減した。

 全日本食品の経営企画室は、加盟店向けや社内生産性向上といった幅広い領域で多角的にデジタル変革(DX)プロジェクトに取り組んでいる。これに伴い、POSレジの入れ替えにかかる賃貸借契約書など、全国の加盟店と1000件近くを一斉に締結する契約も発生していた。

 しかし、契約書はスーパーバイザーがそれぞれ担当する加盟店に紙で持参しており、負担が大きい上、コロナ禍での緊急事態宣言の発令により、非接触や外出自粛が求められて訪問も難しくなっていた。また本部においても、部署ごとに発行している膨大な紙の契約書から、保管場所や担当者、実際に契約締結されているかといったステータスなどを確認する作業に労力をとられがちで、検索性、効率の悪さからも紙の契約書には課題が山積されていた。

 BtoBプラットフォーム 契約書について同社では、1通当たり50円という従量料金の低さを評価した。また、契約書を誰が発行し、どんな更新をしたかを可視化する監査ログ機能を備えたセキュリティレベルの高さもポイントとなった。

 さらにその他の効果として、検索性が向上し、締結状況が一覧で管理、把握できるようになったことや、インフォマートのサポートにより視覚的に分かりやすい動画マニュアルの作成ができ、加盟店へスムーズに導入できたことなどが挙げられている。

 今後、全日本食品では、これまで発行件数の多い契約書の電子化を進めてきたが、全社的な活用を段階的に考えており、例えば、取引先との秘密保持契約など、現在書面で交わしている契約も電子化し一元管理していきたいとしている。

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