データを読み込むだけで指示書を作成
kintoneへの移行作業は3段階に分けて行われた。最初のステップとして、2019年5月にkintoneへの材料管理台帳の移行を開始した。データ化そのものは1カ月程度で完了したものの、表計算シートでの指示書作成は、kintoneからの目視転記が必要な状況だった。
そこで次のステップとして、2020年3月には指示書の作成をプログラミング言語「Visual Basic for Application（VBA）」によるマクロに移行し、kintoneのデータを読み込むだけで指示書が作成できるようになった。
最後のステップは2020年11月に実施し、材料に添付されたQRコードのiPadでの読み込みで、kintoneの台帳に自動登録できるようになった。
出典：神戸製鋼所
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kintoneの導入は転記ミスなどのリスク軽減、作業時間の大幅な短縮に成功した。具体的には、週に120件に及ぶ転記作業を削減し、台帳への転記や出庫指示書の作成など、合計で週4時間もの作業時間を短縮した。半期に一回の在庫棚卸しでは、それまで8時間を費やしていた作業時間を、ゼロに近づけることができた。
松村氏は「前日に指示書の作成を始め、翌日に現場に渡すというスケジュールで動いていますが、以前は夜中まで残業が必要になることもありました。かなりきつい仕事でしたが、改善後は作業がほぼ定時までに完了するようになり、大幅に業務効率を改善することができました」と話す。
指示書もシステム化して印刷を不要に
同部門では、kintoneの導入を通して、紙ベースの業務からの脱却をさらに進めていく機運が高まっているという。例えば、指示書の作成は自動化されたが、依然として指示書を紙で出力して材料に貼り付ける業務は残っている。
松村氏は、「現場からは、指示書もシステム化することで、印刷を不要にしてほしいという声も上がっています。紙で仕事をするのは非効率だという意識が浸透しつつあります」と語った。今後も現場からの声を大事にしながら、業務のさらなるデジタル化を目指す。
