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佐野学園、人事総務の業務改革で申請処理を大幅削減

NO BUDGET

2021-06-02 14:37

 佐野学園(神田外語グループ)は、ドリーム・アーツのウェブデータベース&ワークフローシステム「SmartDB」を導入した。4月に同グループの職員約300人で利用を開始しており、総務人事部門を中心に稟議や支払いなどの申請業務で利用している。

SmartDBで業務をデジタル化したイメージ
SmartDBで業務をデジタル化したイメージ

 同グループは、総務人事部門が10業務を対象にノーコードでデジタル化を進めている。これまで2週間以上かかっていた申請業務を自動化・スリム化したことで、中には起案から承認まで即日で完了するものもあるという。また、紙やExcelの業務を削減できたことで、申請業務の処理時間の短縮だけでなく、書類を探す時間や印刷コストの削減、文書紛失に対するセキュリティの強化などさまざまな効果が期待される。

 同グループは、セントラル英会話学校の開設からスタートし、4つの教育機関と2つの関連企業を展開・運営している。総務人事部門はバックオフィス業務を担っているが、紙の申請業務が非常に多く、複雑なフローの業務は申請から承認までの処理時間が2週間以上かかっていた。また、その他の事務作業の効率化や老朽化したシステムの移行も急務となっていた。

 当初、数十パターンもある複雑な申請フローのデジタル化を目的にワークフローシステムを検討していたが、業務を棚卸した結果、紙ベースの業務や旧システムから移行すべき業務は70にも上り、要件としてはデータを蓄積・管理するデータベースとしての機能も必要になることが分かった。

 そこで、ワークフローシステムのほか、ノーコード/ローコード開発が可能なツールなど、さまざまなシステムを調査・検討の末、SmartDBが全ての要件を満たしていると判断し、採用に至ったという。

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