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「住所録」から「顧客管理システム」を作る--使いながらデータベースを改修

伊達諒

2021-08-18 07:00

 前回までは、「住所録」の作成を通じて、「Claris FileMaker」の使い方を学習してきました。

 ただ、ビジネスということを考えると、住所録というだけではあまり実用性はありません。今回は、住所録をベースに「顧客管理システム」に発展させる方法について紹介します。

 ビジネスでは、企業などの法人を相手に取引をする「BtoB」と、個人の消費者を相手にする「BtoC」がありますが、今回、作成する顧客管理システムは「BtoC」を想定しています。顧客は企業にとって財産であり、マーケティングをする上で重要な要素になりますので、正確に把握することは企業運営をする上でとても重要です。

顧客管理システムの必要性

 顧客管理システムは、かつては「得意先リスト」や「見込客リスト」と呼ばれており、次の販売につなげる目的で管理されていました。しかし、システム化されるようになって、単純に次の見込客というだけでなく、購買履歴によるニーズの把握やマーケティング戦略でのセグメントにも活用されています。

 また、顧客との関係を良好に保つという「Customer Relationship Management(CRM)」という経営手法に基づき、「売ったら終わり」ということではなく、「売った後も関係を継続」というのが重要になってきています。

 以上の理由から、現代の経営では、顧客の情報を正確に把握することが不可欠です。それを具体的に運用するためのツールが顧客管理システムです。

顧客管理システムで必要となる項目

(1)顧客情報の管理

 顧客を管理する上で、顧客の氏名、住所、電話番号、電子メールなどの基本データが必要になります。この情報は住所録とほぼ同じ内容なので、住所録を有効活用することができます。

(2)購買履歴

 顧客のニーズを把握するため、商品やサービスなど顧客が購入した履歴が必要になります。どのような商品やサービスが好まれているのか、購入の頻度などを参考に、広告戦略や営業戦略を考えることができます。

(3)連絡情報(交渉履歴)

 連絡情報(交渉履歴)とは、顧客とコンタクトを取った場合の内容を記録しておくものです。購買履歴が購入という結果を記録するものであるのに対し、連絡情報は、その顧客との交渉経緯を記録するものです。具体的には、顧客からのクレームや営業での交渉履歴を記録します。クレームを記録することで同じミスをしないよう注意することができます。また、営業のための交渉履歴を記録しておけば、担当者の異動などがあってもスムーズに引き継ぐことができます。

顧客管理システム作成のための準備

(1)顧客管理システムファイルの作成

 前回までに作成した「住所録.fmp12」ファイル(アイコン)をダブルクリックして起動します。メニューの「ファイル」→「名前を付けて保存」を選択します。保存のダイアログが表示されるので、「名前」のところに「顧客管理システム」と入力して、保存場所が「デスクトップ」であることを確認して「保存」ボタンをクリックしてください(図1)。

図1
図1

※クリックすると拡大画像が見られます

 そうしたら、「住所録.fmp12」は閉じてください。

(2)レイアウト名の変更

 「顧客管理システム.fmp12」のファイルがデスクトップに作られているはずなので、「顧客管理システム.fmp12」ファイル(アイコン)をダブルクリックして開きます。メニューから「ファイル」→「管理」→「レイアウト…」を選択してください。次の画面(図2)が表示されます。 レイアウト名が住所録の内容になっているため、これを顧客管理システムに合わせた内容に変更する必要があります。「住所録リスト」を選択して、「編集」ボタンをクリックします。

図2
図2

※クリックすると拡大画像が見られます

 レイアウト設定画面(図3)になったら、 「レイアウト名」を「顧客リスト」と入力し、「OK」ボタンをクリックします。

図3
図3

※クリックすると拡大画像が見られます

 同じように「住所録」を選択して、「編集」ボタンをクリックして、「レイアウト名」を「顧客管理システム」と入力し、「OK」ボタンをクリックします。図4のようになるはずです。

図4
図4

※クリックすると拡大画像が見られます

(3)テーブル名の変更

 次に、テーブル名を変更します。「レイアウトの管理」画面を閉じて、メニューから「ファイル」→「管理」→「データベース…」を選択し、上部の「テーブル」タブをクリックします。表示された画面(図5)の下にある「テーブル名」を「住所録」から「顧客管理」に変更します。 「変更」ボタンをクリックすると、テーブル名が変更になりますので、「OK」ボタンをクリックしてください。

図5 図5
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 図6のようになります。これで、下準備は完了です。

図6 図6
※クリックすると拡大画像が見られます

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