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Sansan、クラウド契約業務サービス「Contract One」提供--契約書の製本や押印も代行

河部恭紀 (編集部)

2022-01-14 11:59

 名刺管理サービス「Sansan」や請求書受領サービス「Bill One」をクラウドで提供するSansanは1月13日、クラウド契約業務サービス「Contract One」を発表した。「契約業務のDXから、リスクを管理する」ことを目的としているという。

 Contract Oneは、さまざまな方法で届くあらゆる形式の契約書を正確にデータ化し、オンライン上に集約することで、契約書管理の煩雑さを解消し、全社での一元管理を可能にする。自社から紙の契約書を発行する場合でも、製本から押印、郵送、管理までをContract One が代行するため、担当者に追加の作業を発生させることなく契約業務のデジタル変革(DX)を実現するという。

 Contract Oneの主な機能の1つである「スマート台帳」は、どのようなフォーマットの契約書でも一元管理を可能にする。

 契約書の情報をデータ化する際にネックになるのが、フォーマットや送付方法が各社で異なること。契約書は、紙やPDF、電子契約を使って作成され、送付方法も郵送やメール送付など多岐にわたる。電子契約を使用している場合でも、当事者間で使用するサービスが異なると、台帳化する際に手入力などの追加作業が発生することもある。

 Contract Oneを使うことで、どのようなフォーマットの契約書でも、Sansanがクラウド名刺管理サービスで培ったデータ化技術により正確なデータ化を実現するという。データ化された契約書はスマート台帳での一元管理が可能になる。データの保存形式は2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法にも対応。

 また、スマート台帳には索引機能が備わっており、過去の契約書を探す必要がある場合は、契約内容や日付、契約企業名などから該当契約書や類似契約書などをすぐに見つけることができる。

 もう1つの主な機能である「スマート判子」は、紙の契約書を取り交わす際に発生する製本や押印、郵送といったアナログな業務を企業に代わって行う。ユーザー企業は、印鑑(印章)をContract Oneに預けることで、契約書作成に関わる製本から押印、郵送まで全てオンライン上で指示・実行することが可能となる。

 契約書を発行する場合、Contract One上で指示をすると、Contract Oneが印刷、製本、押印を代行し、取引先に郵送する。取引先から契約書を受領する場合は、ユーザー企業はオンラインで契約書の受領を確認し、押印指示をすると、Contract Oneが押印を代行し、取引先に返送する(契約書を受領した場合の押印・返送代行の機能は、2022年3月頃実装を予定)。

図1

 Contract Oneは、「クラウドサイン」「DocuSign」「Adobe Sign」といった主要電子契約サービスと連携することで、各電子契約で受領した契約書も一元管理を可能にする。各電子契約との連携機能は、13日より順次実装していく予定だという。

連携する電子契約サービス主要7社
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