2021年11月にオンライン形式で開催した第89回「システムエンジニアリングサービス（SES）分科会」では、第1部「交代要員が見つからない際の対応方法」と第2部「エンジニアが対応するオンライン打ち合わせの工夫点や施策」をテーマに議論しました。
第1部では、客先に常駐するエンジニアに交代要員がない場合のクライアント企業への対応方法について話し合いました。営業側としては謝罪中心の意見が多かったのですが、経営層や営業担当が自ら穴埋めをするという対策案も出ていました。
第2部では、コロナ禍で急速に普及した、オンラインでの打ち合わせ時の工夫や施策など、各社の取り組みを議論しました。今回は第2部の様子をレポートします。
オンライン打ち合わせの工夫や施策
SESの業務において、エンジニアを交えたオンライン打ち合わせの機会は多く発生します。プロジェクトへの割り当てを決めるため、プロジェクト責任者がエンジニアのスキルや人柄を確認したり、エンジニアが自分の能力をアピールしたりする場となっています。
オンライン会議ツールの事前準備、接続テストやネットワーク環境、事前確認の徹底
クライアント企業によってさまざまなオンライン会議ツールが活用されているため、事前に接続テストやネットワーク環境に問題がないかなどを確認しておき、打ち合わせ時のトラブルを回避するよう徹底しているという声が非常に多かったです。
IT業界のエンジニアとして、オンラインツールを使いこなせるのは最低限のことだというのが各社共通の意識でした。
緊急連絡先の確認
ついオンライン会議の参加URLの発行だけで済ましてしまいがちですが、万一のために緊急連絡先を事前に確認しておくという声も多かったです。その方が相手にも良い印象を与えられるのではないでしょうか。
カメラ機能の活用と工夫
リモートワークを導入する企業が増えており、オフィスだけでなく自宅などの社外でオンライン打ち合わせをするケースが発生しています。
まず、顔出しを求める声が多く、クライアント企業との打ち合わせを前に服装などを事前確認する企業もありました。
さらにカメラに写り込む背景について指示・助言することもあり、白い壁や本棚（背表紙に技術書が少し見えるようにするなど）を背にする、仮想背景はPCの処理が重くなるので使わないなどの意見も挙がりました。カフェや喫茶店など不特定多数の人が出入りをする場所はセキュリティリスクを伴うため、オンライン打ち合わせをしないという指摘もありました。
少し変わったところでは、女性エンジニアには印象を良くするためのメイクを助言するという施策もありました。
スキルシートの画面共有について
エンジニアのスキルシートを画面共有する方法については意見が分かれました。エンジニア自身が画面共有して説明するパターンと、同席している営業担当が代わりに画面共有し、エンジニアが説明するパターンです。
また、参加者にスキルシートを事前に共有しておき、各自の手元で参照してもらいながら、オンライン打ち合わせの画面上では表情や印象を見てもらうようにしているという方法もありました。
どれが正しいというのはありませんが、時々で工夫して対応を変えてみるのもいいのではないでしょうか。
その他のさまざまな知恵や工夫
その他にも、打ち合わせ冒頭の雑談は営業担当が仕切り役を率先する、オンライン打ち合わせの練習風景を録画して後で確認しながらエンジニアと対策を練る、話し手以外はマイクを消音にする、打ち合わせ中も自社内のチャットツールで支援するなど、さまざまな内容がありました。
IT業界であるが故に、オンライン活用はますます増えていくでしょう。より便利で印象が伝わりやすいオンライン打ち合わせツールが出てきたとしても、各自・各社の工夫や施策が今後も欠かせないのではないでしょうか。
