Sansanは4月14日、クラウド契約業務サービス「Contract One」に「原本保管オプション」機能を追加したと発表した。原本保管オプションは、SBSリコーロジスティクスと提携し、Contract Oneがスキャンしてデータ化した契約書の紙の原本をユーザー企業に代わってSansanが保管・管理する。
契約業務のデジタル化は現在、電子契約サービスの活用などにより促進されている。一方で、取引先の要望や法律の定めなどにより、紙の契約書をすぐに廃止することが難しいという場合もある。その結果、多くの企業で契約業務は紙や電子契約書が混在した状態で運用され、契約書の管理が複雑化している。
紙の契約書は、担当者の負担となる印刷や押印、製本といったアナログな作業を発生させるとともに、保管についても棚の定期的な整理などといった作業を必要とする。企業によっては保管方法が定まっておらず、担当者の手元で個別に保管しているケースや、拠点ごとに異なる保管方法を採用しているケースも見受けられるという。
契約書によっては、企業が原本を長期的に保管・管理をする必要がある場合も多く、契約書が適切に保管されていないことで、必要な時にすぐに見つからないことや、紛失や漏えいといったリスクが課題となっているという。
Contract Oneは、紙の契約書における印刷・製本や押印、郵送といったアナログな作業を代行する「スマート判子」機能、紙の契約書を正確にデータ化しクラウド上で管理する「スマート台帳」機能を提供することで、混在する電子契約書と紙の契約書の一元管理を後押しする。今回、原本保管オプションを提供することで、紙の契約業務のさらなるペーパーレス化を実現し、業務の効率化とより高度なリスク管理を可能にするとSansanは説明する。
原本保管オプションは、Contract Oneでデータ化した紙の契約書の原本をSansan提携倉庫で保管・管理するサービス。Contract Oneのスマート判子機能を利用して印刷・製本、押印された紙の契約書や、スマート台帳機能を利用してスキャンデータ化された紙の契約書は、契約締結後、Contract Oneが提携先の倉庫にそのまま郵送し、安全な環境下で保管する。監査対応などで一時的に契約書が必要になった場合、Contract Oneに指示することで自由に出入庫することも可能だ。
Sansanは、原本保管オプションにより、紙の契約書の締結のみならず、物理的な保管・管理までContract One上で完結できるようになるため、企業のさらなるペーパーレス化を実現し、オフィスのスペース削減や担当者の業務効率化を後押しするとしている。また、担当者が紙の契約書に直接触れることなく、一連の業務を完結できるようになることで、紛失や漏えいなどのリスクを低減し、重要な紙の契約書を安全に長期保管・管理することが可能になると述べる。
