「Googleドキュメント」の変更履歴の使い方--問題発生時に古い版を復元

Jack Wallen (Special to ZDNet.com) 翻訳校正: 編集部

2022-10-17 07:45

 筆者は、テクノロジー関連の記事とフィクションを執筆しており、「Googleドキュメント」を1日に約9時間使用する。それは、何年も前から変わっていない。これまでに、ドキュメント内で何らかのひどい問題が生じたことが何度かあった。当初は、「CTRL」+「Z」ショートカットやバックアップを利用して、そうした窮地を脱していた。ほとんどの場合、そのどちらかを実行すれば、問題を解決できたからだ。

 しかし、時には、うまくいかないこともある。ドキュメントに何らかの異変が生じた後、元に戻しても問題が解決されなかったり、実際に役に立つ新しいバックアップが存在しなかったりしたことが何度かあった。

 幸いなことに、Googleは「変更履歴」機能によって、筆者を窮地から救ってくれた。

変更履歴とはどんなものなのか

 変更履歴には、ドキュメントのさまざまな版が保存されている。ユーザーがドキュメントを編集するたびに、Googleドキュメントはそのドキュメントの新しい版を作成して保持する。例えば、午前11時28分に新しいドキュメントの作成を開始すると、そのドキュメントの最初の版が作成され、保存される。その後、ユーザーがしばらくの間、そのドキュメントで作業を続けて、テキストを追加したり、変更を加えたり、一般的な生産作業を行ったりすると、Googleドキュメントは、それらの変更が反映された新しい版の保存を続ける。

 しばらくすると、Googleドキュメントによって、そのドキュメントのさまざまな版が保存される。例えば、ユーザーがそのドキュメントの最初の草稿を完成させた後、書式に不満を抱いたとしよう。そして、書式の変更を開始すると、何らかの問題が発生した。突然、そのドキュメントが現在の状態では使用できなくなった。どうすればいいのだろうか。

 変更履歴に移動して、書式設定を変更する前に保存された版を選択するといい。その版を選択すると、問題が発生する前の状態のドキュメントが復元される。

 この機能は、ドキュメントの原本を保持する優れた方法でもある。例えば、長い時間をかけて完璧な作品を完成させ、編集者に送ったとしよう。変更履歴を利用して、「原本」を作成しておくと、変更を加えた後、いつでもその原本を見返すことが可能だ。こうすることで、そのドキュメントの原本を恒久的に保持できる。

 変更履歴の利便性に気づいたら、自分はこれまで変更履歴なしでどうやって問題を乗り切ってきたのだろうか、と不思議に思うはずだ。

変更履歴はどのように使用するのか

 Googleドキュメントの変更履歴を使用するのは、非常に簡単だ。本記事では、その手順を紹介する。

1. Googleドキュメントを開く

 最初に、新しいGoogleドキュメントを作成しよう。Googleドライブを開いて、「New」(新規)>「Google Docs」(Googleドキュメント)の順にクリックする。新しいドキュメントが開いたら、文章の作成を開始しよう。

2. 変更履歴を確認する

 ドキュメントの一部を作成したら、「File」(ファイル)>「Version History」(変更履歴)>「See Version History」(変更履歴を表示)の順にクリックして、変更履歴を確認することができる(図1)。

提供:Jack Wallen
図1:変更履歴のサブメニューから、変更履歴ツールを開くことができる。
提供:Jack Wallen

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