ポーラ・オルビスグループは、経理業務の効率化とインボイス制度および電子帳簿保存法改正への対応を目的として、invoxの「invox発行請求書」と「invox電子帳簿保存」を導入した。
同グループでは、invoxのサポートにより、導入準備がスムーズに進んだ。その後、「迷ったらinvoxに保存」というシンプルな運用ルールと簡単な操作により、スムーズに法対応を実現した。また、請求書作成が簡単になり、現場担当者からの評判も良好だ。
invox発行請求書は、紙・電子いずれの形式でもインボイス制度に対応した請求書を発行し、売上計上や入金消込・督促まで自動化できる請求書発行システムだ。見積書、納品書、支払通知書など、さまざまな書類も発行できる。
invox電子帳簿保存は、電子帳簿保存法の電子取引とスキャナー保存の要件に対応した文書管理システムだ。PDFや紙で受け取った国税関係書類の必要情報をAI OCRとオペレーターが自動でデータ化し、電子保存する。
従来、ポーラ・オルビスグループでは、一部の事業会社で既に電帳法対応システムを導入していたが、グループ全体での効率的な運用と管理のため、同一システムの導入が求められていた。さらに、グループ全体で利用するため、低コストで直感的に操作できるシステムが必要だった。また、複雑な法改正への対応をスムーズかつ効率的に行えるシステムが求められていた。
invox製品について、同グループでは、システム入れ替え時のデータ移行を容易にする他社にはない機能を評価した。また、インボイス制度と電子帳簿保存法の両方に対応しながら、コストメリットがある点や、請求書の作成が「Excel」よりも容易で、現場担当者でも迷わず操作できる点も採用の決め手となった。
今後は、海外インボイスの作成や会計システムとの連携を進め、伝票確認と計上業務の効率化を目指す。
