新年度に改めて学びたい基本のキ ~正しい宛名の書き方~

ビジスパ事務局 2011-04-04 09:00:00

 4月から、入社・転勤・転職など新たな環境で働きはじめた人も多いのではないでしょうか。職場に動きがあると新しい風が入るので元々いる方たちにとっても新鮮な気分になるものです。

そこで今回からは「新年度に改めて学びたい基本のキ」と題し、普段は習慣的に書いているものの実は正しい書き方に今一つ自信が持てないという声が多いメールを構成する各要素について事例と共にご紹介してまいります。

■今週のテーマ:「新年度に改めて学びたい基本のキ ① ~正しい宛名の書き方~」

今回は、メール本文の冒頭に来る「宛名」の書き方についてです。
宛名は、その書き方から書き手のビジネスメール文章の習熟度が判断できるバロメータの1つです。

まず宛名を書かずにいきなり本文から始まるメールもありますがこれは論外です。受け手は、間違いメールや迷惑メールと思ってしまいます。また宛名がないメールは礼儀正しさに欠け印象がよいものではありません。

中小企業や個人事業主の社長さんの中に、宛名なしのメールを送られる方が多いように見受けられます。恐らく社内外の方からメール文章について指摘を受けるお立場ではないから、と推測します。

宛名の正しい書き方は、
会社名、所属部署名、役職名(肩書き)、名前、敬称の順です。

具体的には、

ABC企画株式会社
営業企画部
部長 山田 太郎 様

となります。

特に初対面の名刺交換後、初めて相手にメールを送る場合は、このように宛名を書くと丁寧な印象を与えます。

そして、取引が始まり頻繁にメールでやりとりする状況になりましたら、

ABC企画株式会社
山田 様

会社名と名字、敬称だけでよいでしょう。

さらに相手と親しくなったら、

山田 様
山田さま

と名前と敬称だけで。敬称も「さま」とひらがなで柔らかい印象を与えるのも適切です。

よくある間違いは、役職名に敬称をつけてしまうことです。

× ABC企画株式会社
  営業企画部
  山田 部長 様

◯ ABC企画株式会社
  営業企画部
  部長 山田 様

役職名はすでにそれ自体が敬称ですので「部長様」「部長殿」と書くのは誤りです。

また、同一内容のメールを複数の人に送る場合は、「各位」を用います。各位にも「一人ひとりを敬う」という意味が既に含まれていますので、各位に敬称は不要です。

×各位 様
×各位 殿
○各位

さらに部署に送る場合、敬称は「御中」を用います。

× ABC企画株式会社
  営業企画部 様

◯ ABC企画株式会社
  営業企画部 御中

いかがですか?宛名は、受け手が本文を開いた時初めて目にする言葉。新年度だからこそ、改めて意識し敬意を払って書いていきたいものですね。

■今週の処方箋

宛名の基本は、「会社名」「所属部署名」「役職名(肩書き)」「名前」「敬称」の順で!
~その後は、相手先との関係により徐々に書き方を変化させよう~

松原 和枝
(資)インスティル代表。中小企業診断士。日本女子大学文学部卒業。英国留学を経て三菱商事に勤務。食品本部に配属され主に食品流通業のマーケティング業務に携わる。コンサルティング会社を経て2000年インスティル設立。一貫してデータに基づくマーケティング・コンサルティング業務に携わる。ビジスパではメルマガ「【週刊】メールコミュニケーションの処方箋」を執筆中。

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※このエントリはZDNetブロガーにより投稿されたものです。朝日インタラクティブ および ZDNet編集部の見解・意向を示すものではありません。

1件のコメント
  • 先輩A

    最近よく見かけるのが「○○株式会社 △△部御中 ××様」という書き方。
    人名には様、部署には御中と単純に教えるからそうなってしまうのでは?
    「担当者がわからない場合に御中をつけるので、様と同時には使わない」と付け加えてあげてください。お願いします。

    2011年04月08日

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