社内のレポート

前川賢治(Kenji Maekawa) 2009-05-14 15:30:00

ゴールデンウィークも特に何をしたでもなくあっと言う間に終わってしまった。
この前ブログを書いたのは侍ジャパンが連覇した日だったような…汗
その間にも、多くの会社では3月が締まって4月で組織変更とか人事異動とかもあったことでしょう。なんだかんだのドタバタも終わって、気持ち的にも連休明けから新しいことに取り組む雰囲気かも知れませんね。

ところで、僕たちの会社では、日常の業務の中で以下のようなレポートを書いて提出しています。(他にも、何のために何時間使ったかを記録する日次タイムレポートも今年度から新しく始めましたが、レポートの目的と性質が全く違います。)

1.    ミーティング議事録
2.    作業レポート
3.    営業レポート
4.    週次レポート

皆さんの会社でも恐らく同じようなレポートがあると思います。それぞれに色んな工夫をされていることと思いますし、業種や組織の規模などによっても必要となる要件は違うと思いますが、一つの例として、僕たちの会社でのレポートについてご紹介してみようと思います。(特別なことはないと思います。)

僕たちの場合、日次タイムレポート以外は文書を記入するいわゆるレポートで、それぞれに情報管理のキーは違えど、目的としては同じ性質を持つものです。

文章で誰かに何かを伝えるという意味では、当然「5W1H」を意識して文章を書くことが必要だと思いますが、さらに、会社においては異なる役割・経験・年代の人が集まって仕事をしている訳ですから、違う視点を持った人からの反応を得て新たな気付きを生み出すことや、次に同じ道を通る人への教訓(ナレッジ)を与えることがレポートの大きな目的だと思います。この点から考えると、自分の視点(主観)のないレポートは、上司への報告という目的は達成するかも知れませんが、新たな気付きを生み出したり、他の人への教訓(ナレッジ)にはなりにくいと思います。

僕たちの会社では、レポートを起点に新たな気付きや教訓(ナレッジ)を生み出すことを重視していますので、レポートのシステムもそれを目的としたものになっています。
また、レポートの目的と意義をみんなに伝えて、常に「自分はどう思うか」という主観をレポートに加えること、また、他の人に役に立つ情報はないかという視点を持ってレポートを書くようにして、なるべく上司に自分の活動を報告するためだけのレポートにならないように呼びかけています。

営業レポート
★ポイント:新着の営業レポート一覧を全社員のポータル画面に表示
営業レポートは情報管理の主キーを顧客において、顧客毎の案件進捗管理・顧客情報管理・活動履歴管理をすることが大きな目的ですが、僕たちの会社では、それに加えて、全社で寄ってたかって商談を進めていくためのツールとしての役割が大きいです。営業レポートを起点に開発者・サービスSEなども含めて違う役割の人の視点や反応を得られるように、営業部内だけでなく全社員のメインポータル画面に新着の営業レポートが表示されるようになっていて、何か気づいたことがあれば営業レポートに返信するようにしています。レスポンスを素早く行えるように、レポートは携帯電話からも確認できます。

ミーティング議事録・作業レポート
★ポイント:スケジューラからレポートを登録
ミーティング議事録や作業レポートは、情報管理の主キーを「いつ・どこで・誰と」という情報を持っているスケジュールに結びつけるのが最も分かりやすいと思います。また、営業レポートと同様に全社員がポータル画面および携帯電話から新着のレポートが見られるようになっています。すべてのレポートを入念に読むというより、新着のレポートがザッと見えることで、他の役割を持っている人のやっていることの気配を感じられるという点が大きいと思っています。

 
週次レポート
★ポイント:レポートの入力装置として電子メールを使用
各部に週次レポート用のメーリングリストが作成されていて、このメーリングリストに週次レポートを送信します。電子メールには週次レポート用のメールのテンプレートが設定してあり、送信先アドレスや週次レポートで書くべき項目が事前に設定されているので、レポートを提出する人は週次レポートのテンプレートを選択し、内容を記述して送信するだけです。(サーバ側で動作するWebメーラの利点ですね)
実体はメーリングリストなので、週次レポートのやり取りは他のメンバーにも共有され、ポータル画面から過去のレポートのアーカイブを検索・参照することもできます。これも、上司に対する1対1の報告ではなく、新たな気付きや他の人への教訓(ナレッジ)につなげることを目的としたものです。
 

グループウェアのINSUITEは、Ajaxを使用したWebメーラと共に、メーリングリストの作成・運用管理を行うための機能も用意されています。同じグループウェア上でユーザ/組織マスターや全文検索機能をベースにして、スケジュール、電子メール、メーリングリスト、ポータル、レポートなどの機能がぐるぐると繋がってくる訳です。

僕たちの会社では、新年度になってから改めて新鮮なレポートを書くようにも呼びかけています。つまり、実際の行動やイベントからレポートまでの時間を空けないこと。新鮮で書き手の主観の加わったレポートは、良い反応を引き出す力があると思います。

仕事を進めるということは、社内でもお客さんに対してでも、お互いに反応することを積み重ねて関係を作っていくことなので、「それぞれが良いレスポンスを素早く返すことを意識しようぜ!」というのが今年度のテーマになりました。
ということで、僕らの今年度のキャッチフレーズは「Greate Response」です。

--------------------------------------------------------------
前川@ドリーム・アーツ

 

※このエントリはZDNetブロガーにより投稿されたものです。朝日インタラクティブ および ZDNet編集部の見解・意向を示すものではありません。