メールの返信でちょっと悩むこと

前川賢治(Kenji Maekawa) 2010-06-17 11:30:00

梅雨に入って気持ちも沈みがちだったが、ワールドカップで日本代表がカメルーンに勝ったことで僕はすっかり元気を取り戻し、今日は天気も快晴、絶好調!と意気込んで出勤した。

いつもの通り、受信メールのチェックから一日が始まる。

まず、あまり重要ではないと思われるメールはザッと読んで削除する。次に、保存しておきたいメールはフォルダに振り分けて保存する。最後に返信が必要なメールに返信を返す…

僕らの会社ではINSUITEというグループウェアを開発・販売しているので、自社で開発したAjaxMailerというWebメーラを使用している訳ですが、今日は、毎日行っているメールの処理で、ちょっと悩むことを解決するために工夫した機能を紹介したいと思います。

まず、メールを送信する場合は十分な注意が必要だ。宛先に間違いはないか?
宛先やCcに社外の人が含まれていることに気づかず、社内メールのつもりでうっかり不届きなメールを全員に返信してしまったら取り返しが付かないことになる。送信してしまったメールを後から取り消すことはできないのである。(実は僕も失敗した経験があるのだ…汗;)

そこで、INSUITEのAjaxMailerでは、送信するメールに社外のメールアドレスが含まれている場合は、注意を促す画面を表示するようにしてある。これだけでもケアレスミスによるメールの誤送信は相当防げると思う。

 

さらに、社外の人にメールを送信する場合には、宛先の敬称が気になることもある。
勿論、メールの本文はちゃんと敬称をつけて書いているが、メールの宛先にも「様」とか「殿」とか「さん」とか何か敬称を付けて送らないと、相手を呼び捨てしているようで失礼だと思われるのではないか?

もっとも、メールの宛先というのはアドレス(住所)なので、本来的には敬称は必要ないとは思うのであるが、日本人の感覚からすると、特に立場が自分より上の相手を呼び捨てにするというのも、ちょっとだけ気が引けることもある。(実際には、メールを受信した相手は宛先に敬称が付いてなくても失礼だと思うことはそんなにないとは思うけど。)

メールの宛先欄に相手の名前が設定されるのは、受信したメールに直接返信する場合に送信者が設定した名前が入る場合と、アドレス帳に登録している人にメールを送る場合にアドレス帳に登録されている名前が入る場合があると思うが、どちらの場合でも敬称は設定されないのが普通である。

そこで、INSUITEのAjaxMailerでは、メール作成画面やアドレス帳からの選択画面で、宛先の敬称として、敬称や役職などを選択して設定できるようにした。あまりに日本的な機能かも知れないけど、実際あまりに日本人的な僕にとっては、メールを送信する相手によって必要となる場面もあるのだ。

両方ともそれほど大した機能ではないですが、みんなが毎日使うメールなだけに、今となっては無ければ困ってしまう機能ではあります。

同じような機能を備えたメールソフトは他にあると思いますが、INSUITEのAjaxMailerはWebメーラなので、社外メールチェックの設定や敬称の設定はシステム管理者が簡単に設定・変更できるし、敬称や役職を保持するアドレス帳はグループで共有できるので、クライアントのメールソフトより便利な点も多々あります。

次回は、もう少しは役に立つかも知れないと思っているWebメーラならではの新機能で、「こんなものを作ってみた2」を紹介したいと思います。

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前川@ドリーム・アーツ

※このエントリはZDNetブロガーにより投稿されたものです。朝日インタラクティブ および ZDNet編集部の見解・意向を示すものではありません。

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