こんなものを作ってみた - その2 -

前川賢治(Kenji Maekawa) 2010-08-03 11:29:12

前回ブログを更新したのはワールドカップの最中だったが、その続きを書かねばと思いながら、気が付くと梅雨は終わり、一気に真夏になってしまった。毎度、季節の移り変わりを感じることでブログのことを思い出すのはいかがなものかとの意見もあるが...(笑)

そんな訳で、会社でのメールにまつわる話題の続きです。

考えてみると、会社では僕らは場面によって異なる複数の役割を担うことが多い。役職を兼務しているような人は当然ながら、そうでない場合でも、社外的には複数の役割を持っていたり、社内的にも事実上複数の役割を担っているようなことは多いと思う。そして、所属している組織や役職などは、それぞれに組織人格というのを持っていると思う。(一般的に仕事のできる人ほど担当業務の兼務が多くなる傾向にある気がする。)

そのような組織の中で、コミュニケーションの手段として最も多く使われているメールでは、ほとんどの場合、会社から個人に割り当てられた例えばhoge@foo.co.jpという1つのメールアドレスを使用して、複数の組織人格(役割)を演じながら他の組織人格とコミュニケーションをとっている。

もし個人メールアドレスの他に、組織人格に対してもユニークなメールアドレスが割り振られれば、組織変更で個人に割り当てられた役割が変わっても、組織人格としてやり取りしたメールの内容は、次に同じ組織人格を割り当てられた人に引き継ぐことができるのではないかと考えた。勿論、その組織人格の属性によって当てはまらない場合もあるが、実際に複数のメールアドレスを使い分けて仕事をしている人も結構いると思う。

そこで、僕らの作っている「Ajaxメーラー」というWebメーラで、組織・プロジェクト・役職に対してメールアドレスを割り当て、その組織・プロジェクト・役職に所属するユーザは、そのメールアドレスを共有できるようにしてみた。それぞれのメールアドレスに対して、フォルダ、署名や発信者名、フィルタ定義などを設定して共有できるので、グループでメールアドレスを共有する場合は便利である。

次に、対外的な役割で社外とのメールを送受信する場面を考えてみた。
典型的な例として、僕らの会社では e-support@dreamarts.co.jp というのがサポート窓口用のメールアドレスで、複数のスタッフがお客様からの問合せを分担して対応しているが、代表メールアドレスに届いた問い合わせメールを、サポートチームのメンバーに自動転送させるというのは情報が散乱してしまうし、代表メールをメーリングリストにして、やたらと同じメールのコピーを飛び回らせるというのも少々ダサイような気がする。もっとも、コールセンター用の素晴らしいシステムを導入できれば良いのだが、もう少し現実的に、まずは簡単にメールの送受信を共有できる手段として使えるのではないかと考えた。

組織変更があった場合でも、サポートチームに所属しているユーザは自動的に代表メールアドレスを共有できるようになり、システム管理者に面倒な手続きをお願いしなくて済むのは便利である。他にも人事・採用など対外的に組織としてメールをやりとりするチームや、組織横断で作っては消えるプロジェクトチームで簡単にメールを共有したい場合に使えると思う。

最終的に、組織として発信するメールについては、事故が起こらないように必ずチームリーダが確認してから発信するという仕組みが必要だという意見や、共有しているメールアドレスについては、しっかり操作ログを残して、必要があれば誰がいつどのようなメールを発信したかを検索できるようにしたいという意見を取り入れて、組織メール機能としてプログラムをまとめてみた。

 

以前ユーザ会でも同じようなことを話しましたが、この機能はINSUITEの次期バージョンで製品に取り込まれます。(現在はINSUITEのアドオンモジュールとしてご提供できます。)

次回も、同じようなテーマをもう少し考えてみたいと思います。全社に一斉メール配信をしたり、メールを一括送信するよりもスマートに情報を伝達する方法や、組織から組織への情報伝達をより実際の業務に適した方法で行うことはできないか?

何しろ、僕らの会社のスローガンは「Arts of communication」なので、ここはしつこく考えて行きたいと思っています。

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前川@ドリーム・アーツ
『こんなものを作ってみた-その1-』はこちらから

※このエントリはZDNetブロガーにより投稿されたものです。朝日インタラクティブ および ZDNet編集部の見解・意向を示すものではありません。

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