Business Checklist Working With a Japanese Company - May be requested for J-SOX compliance, Suddenly

徳田浩司(Koji Tokuda) 2007-01-23 00:00:00

I received one e-mail from a foreigner. He contacted me after seeing my blog on zdnet below,

http://blog.japan.zdnet.com/tokuda/a/2006/07/japanese_sox_so_1.html

“I want to know what is J-SOX”. He is in charge of EDP audit in an auditor. He seems to have some relation with a Japanese company. Even for non-Japanese companies, J-SOX (Japanese SOX regulation, Japanese Sarbanes-Oxley Act) is not other people's affairs either.

What is J-SOX?

J-SOX Act which is similar to US-SOX Act was established by Japanese government in 2006, and it will be in effect from April, 2008. CEOs of Japanese listed companies must prove that internal control is properly acting same as what US-SOX demands for CEOs. The coverage of J-SOX act is not only a Japanese listed company and its subsidiaries in Japan but also their overseas subsidiaries.

An affiliated company (a company which has low investment ratio than a subsidiary) is in principle out of the objects of US-SOX. On the contrary, it is a target in principle in the case of J-SOX. Actually we can omit it from the objects if it does not have so big influence but at any rate we must review it as a target at first in case of J-SOX. It is the difference between US-SOX and J-SOX. Therefore, the coverage of J-SOX is wider than US-SOX and a low investment rate company may become an object of J-SOX.

Besides, a company without capital relation with Japanese listed companies will also be requested to comply with J-SOX, if it has great influence on them.

Outsourcers for Japan may be imposed to comply with J-SOX

We can never say that you will not be asked suddenly by your Japanese client company to comply with J-SOX. At that time, by the reason of that you cannot cope with it, your business with a Japanese company may be reviewed to be continued or not. The procedure for J-SOX compliance is delayed in many companies. It may be too late for you to cope with when you suddenly receive request from the company in 2008 because it takes time to do with it.

So I recommend you to check the possibility immediately. If you have some business with an overseas subsidiary of a Japanese company or with a Japanese company directly, it is necessary for you to check the lisit as follows.

J-SOX Checklist for working with a Japanese company

<> Your Japanese client is a Japanese listed company or a subsidiary of a Japanese listed company?

<> Do you do outsourcing of several parts of business process of your client?

<> Is your job included in system administration, salary calculation, severance pay calculation,asset management, logistics or so?

<> Does your job have importance in business process of a Japanese company?

<> Does your undertaking job have some influences on making financial statements of a Japanese company?

It is necessary for you to ask a Japanese client company if you make at least one check and some questions. The person in charge of business with you may know nothing about the above background. If so, you should request him to ask to the head quarter of your Japanese client company.

You are lucky, if your Japanese cleint company complies with US-SOX, because you can cope with Japanese SOX without difficulty. However, if not so, you must think how to cope with it.

If you are a manager of overseas subsidiary of a Japanese listed company, you should check all of the above list for your partner companies including outsoucers. It will help you to keep your business smooth by avoiding from confusion and trouble in the term of relationship with your parner caused by sudden J-SOX compliance demands.

There are few English articles about J-SOX. But you can see the overview as follows,

http://www.protiviti.jp/downloads/JSOX_NewsLetter_01_E.pdf#search='J-sox%20f

http://www.protiviti.jp/downloads/flashreport/JSOX_NewsLetter_02_E.pdf

if you have any comments or questions, please feel free to contact me.

jsox2006@yahoo.co.jp

(Koji Tokuda at www.fusion-reactor.biz in Sunnyvale, CA, USA)

日本企業との取引チェックリスト ? 突然、あなたは、日本企業からJ-SOX対応を要請されるかもしれない

一本の英語のメールが届いた。私のZDNetのブログのエントリーを見て連絡してきたのだ。

http://blog.japan.zdnet.com/tokuda/a/2006/07/japanese_sox_so_1.html

「J-SOXについて知りたい。」彼は、監査法人で、システム監査を担当している。日本企業と何がしかの関係があるようだ。海外の企業も、J-SOX(日本版SOX法)は他人事ではなくなったのだ。

J-SOX法とは何か?

日本には米国SOX法と同様の日本版SOX法(J-SOX法)が2006年に制定され、2008年4月より運用される。米国SOX法が求めているのと同様に、日本の上場企業のCEOは、内部統制がきちんと働いていることを、証明しなくてはいけない。J-SOX法の対象は、日本の上場企業のみならず、日本の上場企業の子会社も対象となる。米国SOX法では関連会社(子会社よりも出資割合低い会社)は原則SOX法の評価対象外であるが、日本の場合は原則評価対象である(実際にはそれほど重要性がなければ、評価対象外にできるが、まず評価のまな板に乗せる、と言う点で米国とは逆である)。従って、米国SOX法よりも、評価対象が広く、出資割合の低い会社も評価対象になる可能性がある。さらには、重要な取引関係にあり、日本の上場企業の決算書に影響を及ぼす可能性があるならば、資本関係のない企業も対象になるのだ。

日本向けアウトソーシング企業は突然J-SOX対応を強制されるかもしれない

あなたは、突然、日本企業から「J-SOX対応をお願いしたい」、と言われないとは、決して言えないのである。そのときに、対応できないことを理由に、取引を見直しされる可能性がない、とも言えないのである。J-SOX法対応の手続きが遅れている企業は少なくない。そのため、2008年のぎりぎりになって、突然、JSOX対応の対応を依頼されるかもしれないが、その時では遅すぎるのである。

もしあなたの会社が、日本の企業または日本の企業の海外子会社と取引をしているならば、以下のことをチェックする必要があると思う。

日本企業と取引のある場合のJ-SOX法チェックリスト

□あなたのクライアントである日本企業は、日本の上場企業あるいは日本の上場企業の子会社か?

□あなたの会社は、その会社の業務の一部をアウトソーシングしているか?

□その業務は、システム管理、給与計算、退職給付金計算、資産管理、ロジスティックなどに含まれるか?

□あなたの会社の業務は、あなたのクライアントである日本企業の業務プロセスにおいて重要性があるか?

□あなたが請け負っている業務は、あなたのクライアントである日本企業の決算書作成に、重要な影響を及ぼすか?

もし一つでも該当する項目があったり、不審な点があれば、クライアントである日本企業に問い合わせをすることが必要だ。あなたが接触している担当者は、上記の背景について何も知らないかもしれない。もしその場合には、日本の本社に問い合わせてもらうことを依頼することが必要だ。

あなたの会社が、米国SOX法に対応していれば、あなたは幸運である。それほど苦もなく日本版SOX法に対処することができると思われるからだ。しかし、もしそうでなくば、対処方法を考えなければならない。

もし、あなたが日本の上場会社の現地子会社のマネージャーであるならば、あなたはアウトソーシング先を含むパートナー会社のために、上記のリストの全てをチェックすべきであろう。突然、J-SOX法対応を要請することになれば、あなたの仕事は混乱とトラブルを招くことになると思われる。それを防ぎ、パートナー企業との関係を友好に保つことを助けることになる。

J-SOX法に関する英語の記事は少ないが、以下は参考になるかもしれない。

http://www.protiviti.jp/downloads/JSOX_NewsLetter_01_E.pdf#search='J-sox%20f

http://www.protiviti.jp/downloads/flashreport/JSOX_NewsLetter_02_E.pdf

(徳田浩司 koji.tokuda at www.fusion-reactor.biz

(参考文献)実施基準の該当する箇所を以下に抜粋する。

ロ.持分法適用となる関連会社は、評価範囲を決定する際の対象に含まれる。ただし、当該関連会社が本基準に基づき内部統制報告書を作成し監査を受けている場合、又は当該関連会社が他の会社の子会社であって当該関連会社の親会社が本基準に基づき内部統制報告書を作成し監査を受けている場合には、イ.のなお書きに準じて取り扱う。なお、当該関連会社における他の支配株主の存在の有無、当該関連会社への投資持分及び持分法損益の状況、役員(取締役、監査役等)の派遣や兼任の状況などによって、子会社と同様の評価が行えないことが考えられるが、そうした場合には、全社的な内部統制を中心として、当該関連会社への聞き取り、当該関連会社で作成している報告等の閲覧等適切な方法により評価を行う必要がある。

ハ.在外子会社等についても、評価範囲を決定する際の対象に含まれる。ただし、当該在外子会社等について、所在地国に内部統制報告制度がある場合には、当該制度を適宜活用することが可能である。なお、所在地国に内部統制報告制度がない場合であっても、歴史的、地理的な沿革等から我が国以外の内部統制報告制度を、適宜、活用することが考えられる。

?委託業務の評価

イ.委託業務の評価の範囲

委託業務には、例えば、企業が財務諸表の基礎となる取引の承認、実行、計算、集計、記録又は開示事項の作成等の業務を外部の専門会社に委託している場合が挙げられる。

委託業務に関しては、委託者が責任を有しており、委託業務に係る内部統制についても評価の範囲に含まれる。委託業務が、企業の重要な業務プロセスの一部を構成している場合には、経営者は、当該業務を提供している外部の委託会社の業務に関し、その内部統制の有効性を評価しなければならない。

ロ.委託業務に係る内部統制の評価

 経営者は、委託業務に係る内部統制について、当該委託会社が実施している内部統制の整備及び運用状況を把握し、適切に評価しなければならない。その際には、以下の手続のいずれかにより内部統制の有効性を評価することも考えられる。

a.サンプリングによる検証 (注)

委託業務結果の報告書と基礎資料との整合性を検証するとともに、委託業務の結果について、一部の項目を企業内で実施して検証する。

例えば、給与計算業務について、委託会社に委託した給与データの対象人数を委託会社から受領した計算データの件数と、企業において比較するとともに、無作為に抽出したその一部について、企業において検算を実施する。

b.委託会社の評価結果の利用

委託業務にかかる内部統制の整備及び運用状況に関しては、経営者は、委託業務に関連する内部統制の評価結果を記載した報告書等を委託会社から入手して、自らの判断により委託業務の評価の代替手段とすることが考えられる。

その際、経営者は、当該報告書等が十分な証拠を提供しているかどうかを検討しなければならない。

注)サンプリング検証は、US?SOXで実施されている。知人が勤める米国上場企業の日本法人に対しても要請されており、多大な手間とコストがかかっている。

※このエントリはZDNetブロガーにより投稿されたものです。朝日インタラクティブ および ZDNet編集部の見解・意向を示すものではありません。

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