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ある日突然、ひとり情シスに任命されたら
最初の30日間で確認すること

2020年初頭から始まったコロナ禍は、私達の身の回りの多くのことを変化させました。社員同士のコミュニケーションも以前とは異なり、いろいろな面に不自由を感じたはずです。その反面、IT化やデジタル化の恩恵や可能性に気が付いたのではないでしょうか?

 信頼できるIT環境を構築・運用するために、情シスの存在は欠かせません。業務に必要なソフトウェアをPCにインストールするのも、ユーザーのアカウントを設定するのも、情シスの仕事です。情シスの守備範囲はとても広く、テレワークの環境整備や社内データのバックアップなどのBCP環境などにまで広がっています。

 現に、ひとり情シス協会の「ひとり情シス実態調査2022年」では、いままで情シス担当が不在だったゼロ情シス企業で一人目の情シスを任命する事例が激増しているという結果が出ています。そこで、ひとり情シス・ワーキンググループでひとり情シス向けに役立つ情報を発信している林田悠基氏が、突然にひとり情シスに任命された方へ最初の30日間のアクションプランを説明します。林田氏は、ワーキンググループ内ではCIO型ひとり情シスと呼ばれており、常にビジネスの成長を見据え、経営の観点からのIT環境の構築・デジタル化を実施しています。

 まずは、初めてひとり情シスになった時の境遇を、戦略シミュレーションゲームに例えて説明してみましょう。

情シスは会社の重要な参謀役

 ある日突然、あなたが会社の情シス担当に任命されてしまったら、何から取り組むべきと考えるでしょうか?情シスの仕事に対して具体的なイメージができず、途方に暮れてしまうかもしれません。ここからは、「情シスの役割とは何か」を具体的にイメージするために、戦略シミュレーションゲームの攻略に例えて考えてみましょう。

 ゲーム開始時にプレイヤーがまず実施すべきことは、「現状把握」です。スタート時点で自陣(自社)がどのような場所(業界)に位置し、どの程度の資源(ヒト・モノ・カネ)を保持しているのかを知る必要があるでしょう。そこから何ができるかを考察し、自陣を繁栄させるためには何が足りないかを考え、対策検討・準備といった具体的なアクションを行うことで、外的脅威(競合他社)から身を守りつつ外に攻め出し、領土(事業シェア)を広げていく、という流れになります。

 情シスは、単なる会社のITインフラのお守り役ではありません。事業の継続、拡大を実現させるための戦略的な役割を担っています。社長の目指すビジョンを実現させるための「施策」を検討し、着実に遂行していく、重要な参謀役なのです。情シスが取る行動(施策)が事業の栄枯盛衰が左右するほど重要な役割を担っている、と意識して業務に取り組むように心掛けましょう。

図1:情シスの役割
図1:情シスの役割

 まずは「最初の30日間」という短い期間の中で、ひとり情シスとしてどのようなことに取り組むべきかについて、3つの視点から具体的に考えてみよう。

最初の30日間でまずやるべきこと 其の1

IT環境の把握

 まずは、会社のITシステムの現状を整理・把握するところから始めていきましょう。

 必ずしも全てを0から始める必要はありません。前任者が残した情報がある場合はまずそれを確認し、自社のITシステムに関する情報について、表1の観点で整理してみましょう。その上で、情報のブラッシュアップを進めていきます。表1に把握する際にまとめると良いアウトプット例も参考にしてみてください。

把握する情報項目 アウトプット例
1 導入済みITシステム(ハード・ソフト) ・PCやスマートフォン等の業務利用端末一覧
・PC等の調達先一覧
・業務利用しているソフトウェア一覧(パッケージやSaaS)
2 社内(基幹)システムの稼働状況 ・アプリケーションの稼働構成図(サーバ、クラウド)
・社内システムで管理、処理している情報一覧
・利用ユーザー一覧
3 アカウント管理 ・パッケージやSaaS、社内(基幹)システム毎の利用ユーザログイン情報一覧
・アカウントに関わる運用保守手順
4 ネットワーク構成 ・業務環境(社内・社外)のネットワーク構成図
5 セキュリティ対策の状況 ・業務端末に導入済みのセキュリティ対策一覧
・ネットワーク機器における導入済みセキュリティ対策一覧
6 テレワーク環境 ・テレワーク実施状況
・テレワーク導入検討可否検討書

表1: IT環境を把握する際のアウトプット例

1. 導入済みITシステム

 まずは業務で利用するITシステムの情報を整理しましょう。

 ハードに関しては、PCが業務利用端末のメインになる場合が多いと思いますが、昨今であればスマートフォン等のモバイルデバイスを会社から貸与して利用しているケースもあるでしょう。どの端末(メーカー、型番、スペック)を誰がどのような業務で利用しているか整理しておくと良いです。

 また、調達先を合わせて確認しておくと、今後、突発的な端末の更改が発生した時に役立ちます。(会社によっては個別にショップで購入しているケースもあるので、その場合はショップに足を運んでおくのも良いでしょう)

 ソフトに関しては、業務で利用しているソフトウェアを把握しておきましょう。昨今ではクラウドの利用も増え、クラウドサービスでアプリケーションを利用する環境も整備されているため、どのような形態のソフトウェア(パッケージソフト、クラウドサービス等)を利用しているのかまで整理します。

 もしかすると、整理していく段階で、企業が把握しておらず、従業員または部門が独自に取り入れているデバイスやクラウドサービスが見つかるかもしれません。(これをシャドーITとも呼びます)その場合も、デバイスやサービスの使用状況や契約状況を確認してまとめておきます。シャドーITを失くし、社内全てのIT環境を把握して管理していくことは、全社的なIT環境の最適化の検討にもつながります。

2. 社内(基幹)システムの稼働状況

 会社の重要資産となる顧客情報や契約情報など、会社で管理する必要がある情報については独自に社内システムを立てて管理・運用を行なっているケースが多いと思います。社内システムがどのような環境で稼働しているシステムなのかを正しく把握しておきましょう。

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