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評価される「ひとり情シス」の仕事の段取り

 ひとり情シスは、仕事が広範囲で何でもやらざるを得ないため、大変な仕事というイメージが強いかもしれません。確かに楽な仕事とはいえないでしょう。しかし一方で、広範囲の業務を担っているからこそ、さまざまな手段を用いて社内環境の改善に取り組める立場でもあります。少しでも改善を進めて、改善により余ったリソースを次の改善に費やす。このサイクルを繰り返していくことで、適正量を大きく超えていた仕事も適正な範囲内で効率的に進めることができるようになるでしょう。私自身も、明らかに仕事が楽になったと感じた時期がありましたので、それを皆さんにも体感していただきたいと思っています。

 とは言うものの、今の仕事を抱えながら新たな改善を始めるのは大変です。まずは今の仕事の効率化から考えてみましょう。ポイントは、「段取り」です。仕事を進める時に、効率良く対処できる人とそうでない人がいると思います。技術スキルが高くコミュニケーション力があっても、うまく進められないという人もいるでしょう。そのような人は大抵、大事なポイントを見過ごしています。それが「段取り」です。調整がうまくて要領が良い人は、段取り良く仕事を進めることができる人です。

 数多くの選択肢があるひとり情シスだからこそ段取りの組み方一つで得られる成果が大きく異なってきます。本稿では、組織の中でひとり情シスが仕事をうまく回すための段取りについて、私の経験を踏まえながらヒントをお伝えしたいと思います。

段取りとは点と点のつなぎ方

 決められた業務範囲の中で作業をする担当者と、全社を相手に広範囲の活動を求められるひとり情シスは、仕事の進め方が全く異なります。ひとり情シスは、常にゴールまでの流れをイメージしておかないと、効率良く動けないだけでなく迷子にもなりやすくなります。

 どのように仕事を進めるかを考える時には、全体のシナリオをイメージしながら、まずは仕事で関係しそうなものを洗い出してください。例えば、社内外の関係者、機器、技術、システムなどです。プログラミングでいうところのオブジェクトの部分といえるでしょう。

 しかし、洗い出した関係しそうなものは点でしかありません。その点をどのような順番でつなぐかが重要であり、それが段取りです。また、つないだ点から点への横断には、技術スキルやコミュニケーション力などが必要になります。どのような方法を用いて次の点に進むのか、ということも考えておかなくてはなりません。

 この点や線は、それぞれリスクや成功率といったパラメーターを持っていて、時間の経過とともに常に変化しています。そのため、点と点を横断する際に予想外の出来事が起こる可能性も十分にあり得るでしょう。時には運やタイミングに助けられることもありますし、時には「最初にあの人に伝えたのは失敗だった」ということもあるでしょう。予想外の結果になることをあらかじめ想定しておき、ゴールまでのルートを複数用意しておくと、いざという時の保険になります。

 このような状況の中でゴールまでどのように線を描くか、つまり、どのように段取りを組むのかがひとり情シスの腕の見せ所なのです。少々理屈っぽい話になりましたが、これが理解できれば全体もイメージしやすくなり、状況変化に応じて臨機応変に対応することもできるようになるでしょう。プログラマーでもある私は、段取りはプログラミングのアルゴリズムに似ていると感じています。

経理から経営状況やヒントをもらう

 例えば、これまで場当たり的に行っていたPCリプレースを計画的に行うという案件があったとします。この案件により、社員の作業効率向上やPCのコストの平準化、情シスサポートの負荷軽減などを実現する予定です。さて、あなたならどのように話を進めますか。

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