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組織の自律と協調がもたらす大企業のDX、
現場主導のカイゼンを可能にする
「デジタルの民主化」のカギとは?

 新型コロナウイルス感染症のパンデミックに伴うさまざまな変化が、社会のデジタルシフトを加速させている。ビジネス領域ではデジタル変革(DX)の動きが進み、ビジネスにおけるIT周りの標準装備も変化した。遠隔地にいても従来通りに働けるリモートツールやコラボレーションツールが普及し、業務アプリケーションもシステム部門が自社向けに開発するのではなく、ITベンダーが提供するクラウドサービスを組み合わせて活用する形が一般的になっている。

 このデジタルシフトによって、これまで製造業の現場で行われてきた「カイゼン」のような活動が現場主体のデジタル活用の中でも起き始めている。現場の人間がITやデジタルを使いこなせることに気付き、上から押し付けられるわけでもなく、自ら働き方を高度化しつつある。このような組織のデジタルによるカイゼンの基盤として多くの大企業で採用されているのが、ドリーム・アーツの業務デジタル化クラウドサービス「SmartDB」である。「SmartDB」は、いかにして現場主導のカイゼンを可能としているのか。

DXで重視すべきは「業務プロセスのデジタル化」

 コロナ禍の到来で、ビジネスワーカーの労働環境は様変わりした。経済産業省が「2025年の崖」として指摘したデジタルシフトの必要性により、DXやデジタル活用の本質を理解している企業は、コロナ禍を契機にデジタル環境を整え、次の段階に進み始めている。一方で、多くのそうでない企業は、窮屈かつリスクの高い環境での活動を強いられている。

 DXとは、単に物理的な環境を整えるだけではなく、業務の改善や効率化、さらにデジタルを活用した新たな価値創造につなげていくまでを見据えた長い道のりであり、既存の枠組みではシステム部門にかかる負担も大きい。そこで、実現に向かうための明確な方針が必要になる。

 DXを実現するために行うべきこととは何か。ドリーム・アーツ 執行役員 協創パートナー推進本部 本部長の増本大介氏は、(1)自社プロダクト/サービスのデジタル化、(2)ビジネスモデルのアップデート、(3)業務プロセスのデジタル化――という3要素を挙げる。中でも、(1)や(2)の自社サービスにおけるDX化を実現するために、業務プロセスのデジタル化が重要であると説く。

 「新規のサービスは、10回トライして1回成功するかというものです。成功してもそれはあくまで始めの一歩であって、チャレンジに成功しても継続的に業務を磨いていくための業務オペレーションが貧弱では、いずれ競合に追い越されてしまいます。DXで新しいサービスにトライしているのであれば、同時に業務プロセスのデジタル化にも取り組むべきです。まずはヒットした時に、迅速にユーザーの声を聞きながらサービスをアップデートできる業務オペレーションを構築しておく必要があります」(増本氏)

部分最適を脱出してデジタルによるカイゼンを加速

 実のところ業務プロセスの電子化自体は、既に多くの企業内で行われている。ただしそれは、表計算ソフトや電子メール、または、個別最適化されたシステム導入による部分的なプロセスのデジタル化であり、各業務の間は分断されている。さらに、コロナ禍で問題視された“はんこ出社”に象徴されるような非効率な紙業務も至る所に残っており、業務プロセス“全体”のデジタル化は進んでいない。

 そのような現状に対して、業務プロセスをデジタル化するためのワークフローツールや、プログラミングのスキルがなくても使えるノーコード・ローコード開発製品が登場し、DXを促進するためのツールとして注目されている。ただし、それらを活用して紙業務やワークフローを構築するだけでは単なる電子化であり、本質的な問題解決にはつながらないと増本氏は指摘する。

 「業務をワークフロー化しても、前後の業務やインプット情報を変えないとデジタルツールの中に表計算シートが蓄積されていくだけで、業務は効率化されません。ワークフローだけでなく、これまで表計算シートの中に入力していたデータ自体もデータベース化して業務を回し、後続の処理もクラウドサービスなどと連携させてプロセス全体をデジタライゼーションしていく必要があります」(増本氏)

 ただ、業務プロセスのデジタルベースにしていくには、IT人材不足という問題が障壁となる。ユーザー企業内でシステム開発を内製化する動きが見られる中、企業内はおろか、最新のデジタルを理解するIT人材は国内を見ても圧倒的に足りない。そこでドリーム・アーツが提唱するのが、「デジタルの民主化」である。

 デジタルの民主化とは、システム部門が業務システムを“作ってあげる”のではなく、使う側が主体となって“作り上げる”状態だ。「業務に最も精通している現場部門の人材が自らシステムを開発できれば、今までにないスピード感で業務のデジタライゼーション、つまりデジタルによるカイゼンを推進できます。そういったメンバーが1人、2人と増えて全社的な取り組みになれば、現場がITを身近に活用できると自信や確信を持て、DXを支える企業カルチャーが醸成されるでしょう」と増本氏は説明する。

大企業に採用されるデジタル基盤「SmartDB」

 このデジタルの民主化、つまり現場主導の自律的な業務のデジタル化環境を支える基盤が「SmartDB」である。「SmartDB」は、業務をデジタル化するアプリケーションを簡単に作れるノーコード・ローコード開発クラウドサービスで、ワークフローや文書管理、情報共有、システム統合・連携機能を備える。業務プロセス改善の基盤となり、ツールを使いこなすことでIT人材育成効果も期待できる部分が評価され、これまでに三菱UFJ銀行や日本航空、京セラなど、多くの大企業・大組織に導入されている。

 「SmartDB」は、「フォーム作成」「ワークフロー」「データベース」「コミュニケーション」という業務を構成するための4つの機能を備える。「SmartDB」を活用することにより、業務部門が自ら簡単に業務のデジタル化を推進できるようになる。

 業務アプリを開発する際には、ノンプログラミングで簡単に入力フォームを定義でき、PCの画面とモバイルの画面が同時に生成される。40種類以上の業務テンプレートが用意され、そこから少し修正を加えることで自社に合った業務アプリを簡単に開発することもできる。また、コロナ禍で簡単な表計算シートの帳票を登録するだけで業務アプリを自動で生成する機能を実装している。

 業務プロセスを設計する際には、日本の大企業特有の部門を横断するような複雑な業務フローにも柔軟に対応できる。自動経路設定のほかに、プロセスの設定はテンプレートから類似した承認ルートを選択・設定できる仕組みで、条件分岐や途中の承認者への指定差し戻し、途中での承認者を追加するなど、画面上の設定で複雑なワークフローを設計することができる。

Microsoft 365やTeamsと連携して働き方を高度化

 「SmartDB」におけるもう一つの特長は、クラウドサービスとして他のシステムやSaaSとの連携が容易な部分である。APIやWebhookを利用すれば、「SmartDB」の画面上でアドオン開発をすることなく連携を設定できる。昨今の働き方の進化で、多くの企業が利用する「Microsoft 365」や「Microsoft Teams」との連携が標準で行えるほか、各種電子契約サービスとの連携による電子契約業務の自動化や、「Sansan」「Marketo」「Salesforce」などのマーケティング系サービスとも顧客情報を連携させることができる。

 その中で、特にコロナ禍での働き方として有効なのがコラボレーションツールとの連携だ。「SmartDB」とMicrosoft 365のTeamsや「Microsoft SharePoint」を連携させることで、社内のDXを推進する高度なデジタル基盤として機能させることができる。

 例えば、「SmartDB」で登録・申請された文書やワークフローの情報の内容をTeamsで確認し、承認を行うことができる。「普段コミュニケーション基盤として利用しているTeamsが業務システムの入り口となり、業務遂行の基盤となります。モバイルにも通知が飛ぶので、PCでしか気付けなかった情報も速やかに気付き、確認することができます。その際には業務ごとの通知設定が可能であり、文書内容に応じた自動通知や申請文書の内容を通知本文に自動転記するなどもノーコードで実現可能です」(増本氏)

 組織における「SmartDB」とMicrosoft 365の連携を立体的に表現すると、下図の通りとなる。「SmartDB」が、全社業務プラットフォームとして現場の業務をデジタル化し、会社の意思決定、決済を必要とする業務をワークフロー機能で実現する。その際に、横のリアルタイムコミュニケーションや承認する管理者、上司との縦のコミュニケーションをTeamsが補完する。また、全社的な方向性や経営のメッセージを社内に浸透させるために、社内情報共有ポータルとしてSharePointもしくはドリーム・アーツの「InsuiteX」を活用する。SharePointには、「SmartDB」の承認一覧などをポータルのパーツとして配置することもできる。

「SmartDB」で課題を解決した3社の導入事例

 「SmartDB」を導入し、現場主導でデジタルによるカイゼンを進めている企業は多い。例えば日本特殊陶業では、人事部が主体となって7000人が利用する50種類の申請業務をデジタル化している。同社では、新たに戦略人事部を設置することとなり、多忙を極める情報システム部に業務のデジタル化を依頼することができず、人事部自ら「SmartDB」でデジタル化を進め、人事申請をほとんど「SmartDB」に移行した。現在は若手社員の定着や給与体系の見直しといった戦略領域にリソースを投下できているという。

 コクヨは2006年から「SmartDB」を活用する。特筆すべきが、情報システム部門の在り方である。「情報システム部は現場のシステムを作るというスタンスから、現場がITを活用できる環境を整えるという形にシフトしている」(増本氏)という。結果的にデジタル活用が現場に定着し、現在は200人程度の「SmartDB」の開発者が社内で育成され、これまでに約2000種類の業務アプリケーションを内製するに至っている。

 ヨネックスでは、社長室と人財開発部、情報システム部が連携して導入を進め、1年間でデジタル化した業務は延べ100に達する。同社では現場が中心となり、システム部門が支援をしているという形である。「SmartDB」の設定は現場で行うが、その際に最終チェックや権限設定を情報システム部が担い、「SmartDB」の社内講習会も実施するなど、自律的な業務改革を進めるためにサポートをしている。

現場とシステム部門の協力で全社のDXを実現

 企業のシステム部門は現在、基幹システムやインフラといった全社基盤的なDXの対応に追われ、現場の業務に細かく対応できない。しかし、現場が改善されなければ本質的なDXは完結しない。そこでデジタルの民主化を図ろうというのが、ドリーム・アーツのアプローチである。ただし、組織全体にデジタルによるカイゼンを行っているという認識がないと、単発の取り組みに終始してしまう。その際に、「SmartDB」がデジタルデータのみならず社内の意思も統一するための基盤としての役割を果たす。

 デジタルによるカイゼンのサイクルを回していくためには、先の事例にあったように現場とシステム部門の連携が重要となる。社内でデジタルの民主化を掲げる上で、現場とシステム部門、現場のシステムと全社的なシステムが分断されては意味がない。「『SmartDB』では、部門やチーム業務は現場の力を使い、部門横断や全社業務はシステム部門の力を使うという形で、企業全体の業務の効率化やデジタル化を推進していきます。『SmartDB』はそれができる基盤なのです」(増本氏)

 「SmartDB」を導入する際、大企業に「デジタルの民主化」を企業文化として根付かせるにはノウハウが要る。早急なDXが求められる情勢の中で、ドリーム・アーツでは伴走型の支援体制を強化するとともに、製品面では外部システムやサービスとの連携を含め、業務をつなげていく部分を強化していく計画とのことである。

ホワイトペーパー

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