使われない社内ポータルを改善するキーワードは「検索」
従業員に対する情報提供や部署ごと連携、経理等で必要となる文書フォーマットの入手といったことを効率化するために、社内ポータルを設けているという企業は多いだろう。しかし実際にそれで業務が効率化できている企業は少ないのではないだろうか。
社内ポータルを維持・管理して行くためには、かなりの手間がかけられている。それでいて、実際には一部の社員しか見ていないというようなケースも多い。IDCの調査によると2020年には2000年と比較してデジタル化されたデータ量は数千倍になると言われており、これらは企業内においても例外ではない。社内ポータルにおいても最早管理者が社員の日常活動に必要な情報を整理・サポートできる状態ではなくなってしまっているのだ。
社内ポータルが日々の業務に必要な情報を見つけるツールとして役立たないものになってしまっている。更にIDCの調査によると、「2020年には年間データ量が45倍近くまで成長する見通し」との見方を記している。この状況を改善し、本来の役割を取り戻すには、「欲しいものにすぐにアクセスできる」検索機能が必要だろう。
グーグル株式会社
エンタープライズ部門
シニア セールス マネージャー
池田大助氏
検索といえば、多くのビジネスパーソンにとって最も身近なのは、GoogleのWeb検索ではないだろうか。毎日PCやスマートフォンから活用しているという人が多いはずだ。ではこの検索大手であるGoogle自身は、一体社内データをどのように活用しているのだろうか。
グーグルでのデータ活用について、エンタープライズ部門 シニア セールス マネージャーの池田大助氏に紹介いただいた。
なぜGoogleの社内ポータルは「使えないポータル」にならないのか
多くのポータルが「使えないポータル」と化してしまっている理由は、先にも述べたように「欲しいものが見つからない」ことが大きな要因の一つだ。
Web検索において、Yahooのディレクトリ式のポータルが、その後Google検索の採用に踏み切ったように、ディレクトリ式のポータルであれば、構築当時には十分なものだったとしても、データが増え続ける現代では活用しづらいものとなっているだろう。また検索機能があっても、定められたファイルサーバのみを対象としているのでは使いづらい。人を探すためにはActiveDirectory、顧客情報をたどるためにはCRM、とユーザー側が探すべき場所を定めて何度も検索しなければならないというのも不自由だ。だからと言って、検索機能だけを強化しても十分に活用されるようになるのかを疑問に感じる管理者もいるかもしれない。
しかし実際、Googleは検索を主体とした社内ポータルを構築、管理者側からの情報表示等を行いながら、Googleの検索能力をフルに活用し、きちんとした成果を出しているという。そこで、今回は特別にGoogleがどのように社内ポータルを活用しているのか、実際に見せていただいた。
Google社内ポータル「moma」
Googleの社内検索はWebのGoogleそっくり！
