文書管理ソリューション「Contents EXpert / Digital Document」

NRIセキュアテクノロジーズ株式会社  2017年06月12日

Contents EXpert / Digital DocumentはOfficeやPDFなど企業内の様々な電子文書をブラウザ(Internet Explorer)で効率的に登録、検索、閲覧、管理を行うための管理プラットフォームです。

製品概要

文書はその後の活用を見据えて作成、保管されるものです。社内文書が分散管理されている状態は、業務の生産性を著しく低下させるだけでなく、管理方法がばらばらで、コンプライアンスの観点でも望ましくありません。誰もが、必要なときに、必要な文書に速やかにアクセスし、一定のルールに従って簡単に活用できることが、文書管理に不可欠な要件です。

Contents EXpert / Digital Document は、OfficeやPDFなど企業内の様々な電子文書をブラウザ(Internet Explorer)で効率的に登録、検索、閲覧、管理を行うための管理プラットフォームです。OfficeやPDFなどの電子文書はもちろんのこと紙文書のスキャニングなど、イメージファイルをバインダ形式として登録することが可能です。また、文書の紛失や流出および不正アクセスを防止でき、情報セキュリティ対策としても効果的な文書管理ソリューションです。企業内の電子文書に関する業務フローを支援するワークフロー機能も提供しています。
Contents EXpert / Digital Document により、新たな業務改革のための総合的なドキュメント管理システムを構築可能です。

<主な機能>
・あらゆる形式の文書をブラウザ上で一元管理
・エクスプローラライクなインターフェースで直感的に操作
・電子文書を“バインダー形式”に格納したアナログ感覚の文書活用
・チェックイン/アウトによる排他制御とバージョン管理
・監査証跡・統計情報・利用状況などの管理
・公開期日や保管・廃止期限の設定による文書のステータス管理
・組織階層や役職を意識したアクセス制御
・電子文書へのタイムスタンプ付与と一括検証(スキャナ保存規制緩和要件対応)
・ワークフローによる統制管理およびライフサイクル管理(オプション)
・既存ファイルサーバ上の文書も閲覧・検索(オプション)

特徴

<特長1> 簡単分類・検索で、文書を後から探しやすい
・文書の特徴ごとにカスタマイズ可能な文書属性
文書種類ごとに入力属性をカスタマイズし、誰が入力しても一定の粒度で情報入力できるように配慮可能。
・文書分類ごとに設定された文書属性の入力ルールチェックによりユーザーの誤入力、および入力漏れを防止
・システム側での事前設定により、文書分類別に格納フォルダの自動振分が可能です。さらに、登録された文書属性の特定項目をキーにフォルダを自動作成することが可能です。
・属性ビューにて、同じ文書属性値を持つ文書(例:仕分先等)を一括で検索し、ユーザー毎にカスタマイズした項目で文書を一覧表示可能です。NEW!

<特長2> 紙のバインダー感覚で、文書データを管理
複数の紙の文書をバインダーに綴じて、目的の文書が探しやすいようにタグを付けてキャビネットに保管するように、Contents EXpert / Digital Documentは、さまざまな電子文書を独自のバインダー形式で管理できるようにしました。
・タグ付けやページの差し替え等が自由なバインダー形式に電子文書を格納し、アナログ感覚で文書活用が可能。文書編集画面で画面を見ながらページ差替えも可能。
・コメントやラインマーカー等の書き込みを可能にし、紙文書と同じような使い勝手を実現

<特長3>ライフサイクル管理、統制管理を容易に
組織にとって重要な文書のライフサイクルを管理するためには、登録から廃棄までの一連のプロセスをコントロールする仕組みが必要です。
Contents EXpert/Digital Documentが提供するワークフロー機能(オプション)を通じて、文書の登録・改訂・廃棄を行うことにより、徹底した統制管理の実現と業務効率の向上を両立させることができます。
・文書登録時は排他制御で他人による上書きを抑止。バージョン管理が行われ、過去から最新までの文書履歴を記録。バージョン管理により、編集前の過去のバージョンをそのままの状態で保持できます。
・ワークフロー機能(オプション)により、電子文書の登録~廃止までをレビューや承認機能によって統制管理
・配布フロー、教育フローで電子文書を特定メンバに通知。受領、受講アクションにより、文書の理解と活用、定着を促進。

<特長4>強固なセキュリティにより情報漏えい防止
・ユーザーグループ、サイト、フォルダ、文書に対してアクセス権を詳細に設定可能。組織構造に合わせた柔軟なアクセス制御を実現できます。また、文書への様々なアクセス情報(証跡)を記録でき、予防的統制と発見的統制を実現できます。
・フォルダごとにフォルダ操作の管理者を定義することを可能とし、部内・本部内等、組織単位できめ細やかなフォルダ管理を行えます。NEW!
・暗号化範囲を文書・フォルダ単位で設定可能とし、利便性を損なうことなくセキュアな文書管理を実現します。NEW!

<特長5>改正電子帳簿保存法スキャナ保存要件に対応
・タイムスタンプの付与日時、最終検証日時を表示可能です。また、タイムスタンプの状態でのフィルタリングも可能です。
・監査証跡では、いつ、誰が、どんな操作を行ったかを記録
・事前の設定によって文書分類ごとに別々の属性セットを付与することが可能です。属性の一つとして一連番号(プロジェクトコード)を設定し、付与しています。
・任意の文書属性を指定して検索することが可能です。さらに複数の属性を指定する絞り込み検索にも対応しています。