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電子帳票基盤「Paples(パピレス)」によるテレワーク/リモートワーク対応ソリューション

日鉄日立システムエンジニアリング株式会社 

2020-06-09

電子帳票基盤「Paples(パピレス)」を活用すると、印刷/ハンコ/手動FAX送信など紙での運用をやめ、ペーパーレス化と電子捺印/電子配信によりワークスタイル変革を推進することが可能です。Paplesの持つ文書/帳票の電子活用、電子捺印ワークフロー、PDF自動配信、インターネットFAX連携など多彩な機能を組み合わせ、様々な業務のテレワーク/リモートワーク対応にワンパッケージで対応できます。

製品概要

新型コロナウイルスへの感染防止対策を機に、「通勤し出社し集まって業務を行う」「文書・書類を対面で説明する」「物理的な紙や印鑑を使用して業務を行う」といった従来のワークスタイルでの業務実施を見直す企業が急増しています。

 元来日本は地震や台風、水害などの天災に加え、季節性インフルエンザ罹患による自宅隔離、大型国際イベントのための公共交通機関の利用規制など、従来型の業務に制約が掛かる要因には事欠きません。

 また、企業が多様なワークスタイルに対応し、「働き方改革」による人員を確保するためにも、従業員に「いつでもどこでも仕事ができる環境」を提供することは今後の企業の競争優位性につながります。
 新型コロナウイルス対策に端を発したリモートワーク対応は、平時・有事の別なく、元々各企業に課せられていた大きな課題なのです。

 しかし、日本社会でのリモートワーク実現には、商習慣/法令対応/社内業務フローにおいて様々な課題があります。

 電子帳票基盤「Paples(パピレス)」は、これらの課題を解決し、企業のリモートワーク実現を支援することが可能です。

<Paplesリモートワーク対応ソリューションの詳細>
https://www.nhs.co.jp/package/paples/topics/telework.html?media=zdnet



■■ Paples(パピレス)で紙文書/帳票を電子化し実現するテレワーク/リモートワーク■■

 PaplesはメインフレームやAS/400などのオフコン、各種ERP他オープン系業務システムとシームレスに連携し、システムから出力される帳票や既存の紙文書/証憑書類を電子化(デジタル化)する統合電子帳票基盤パッケージです。電子保存された文書/帳票は自動で仕分けされ、リモートでの参照、電子検印による簡易ワークフロー、PDF配信など様々な業務に活用できます。

 初めての方でも直感的に操作できる使いやすさで、急な在宅勤務にも適応できます。
 また、電子配信やワークフローなど各種クラウドサービスとも連携し、さらに利便性の高いシステムを構築できます。

●豊富な機能とソリューション、導入負荷を低減して活用可能

 多彩な機能を有するPaplesを活用すれば、様々な業務のペーパーレス化やリモートワークにワンパッケージで対応できます。ペーパーレス化やリモートワーク対応のために、業務ごとに複数のシステムを個別に導入すると、その管理が煩雑化する懸念があります。

 Paplesであれば、まずは一部門のある業務をリモートワーク対応のために導入し、順次、他部門/複数業務に拡張させていくことができます。そうすることで、ユーザ部門の導入負荷を軽減し、「システムのスパゲッティ化」を回避しながら様々な業務をリモートワークに対応させることができます。

●長期的に検討が必要な課題(法令対応/複数の取引先との調整が必要)にも活用可能

 Paplesは、長期的に検討が必要な課題(電子帳簿保存法/e-文書法対応等)にもワンパッケージで対応できます。電帳法の4区分(帳簿/書類/スキャナ保存/電子取引)に活用できるほか、NHSが提供する文書管理/法令対応コンサルティングサービスと組み合わせて、より効率的なペーパーレス化やリモートワークの対応策をご提案できます。

 また、 複数の取引先毎の取引手法に合わせた対応が可能で、 Webポータル上での文書/帳票共有や簡易検印ワークフロー等により、 郵送や手動FAX送信等による紙でのやり取りを廃止し、 自社/取引先ともにペーパーレス化の促進が可能です。


■■ ​テレワーク/リモートワークにつながるPaplesの機能■■

 Paplesの持つ多彩な機能を組み合わせ、連携させることで、リモート環境でも様々な業務を行うことができます。

 ●文書/帳票の電子取り込み
   ・業務システムデータベースとの連携
   ・プリンタの「印刷先」にPaplesを指定してスプールデータを電子化
   ・スキャナ/OCR連携等によるPDF・画像ファイル・属性データ等の取り込み
     
 ●文書/帳票のフォーマット作成(直感的に操作できるUIで作成可能)
   ・社判やロゴの付加
   ・法令や取引先の要望に合わせた作成・変更

 ●電子検印/簡易ワークフロー/メール通知
   ・ユーザ毎の電子印影登録/検印機能
   ・次の確認・決裁者へのメール通知機能

 ●自動仕分/電子配信/インターネットFAX/公開・共有
   ・取引先毎等での自動仕分・分類
   ・PDF化/メール添付配信
   ・取引先毎のクラウド私書箱連携
   ・インターネットFAX連携
   ・特定権限者へのWeb公開/共有

特徴

■■ Paples活用によるリモートワーク・ソリューション例■■
―――――――――――――――――――――――――――――


●ソリューション例1 帳票配信 電子請求書作成~自動仕分~自動配信
 ――――――――――――――――――――――――――――――――

 文書/帳票を紙に印刷してしまうと、その後のあらゆる業務の作業場所に制約が生じ、リモートワークができないという問題があります。
 Paplesの電子帳票作成・自動仕分・電子捺印・電子配信機能活用により、印刷/郵送/手動FAX送信による制約を解消します。

 □従来の請求書作成・送付プロセス
  [印刷 → 分類・仕分 → 内容確認・捺印 → 取引先単位での封入・封緘 → 発送]

 ■Paplesによる請求書作成・配信
  [電子帳票作成 → 自動仕分 → 電子捺印 → 自動配信]

 【導入効果】
  ・Web画面上での参照や操作で業務が完結
  ・配信後の問い合わせ対応のための参照や再送処理もリモートワークで対応可能


●ソリューション例2 社内決裁/内部統制 支払依頼書の確認ワークフロー
 ――――――――――――――――――――――――――――――――――

 紙に捺印するハンコ文化を残したままでは、関係者が出社しないと業務が進まないためリモートワークができない、というハードルがあります。
 Paplesの帳票電子取込・電子検印・自動メール通知簡易ワークフロー機能の活用により、紙の社内文書への捺印・回覧による制約を解消します。

 □従来の支払依頼書承認・決裁プロセス
  [印刷 → 担当者印 → 調査担当者印 → 最終決裁印 → システム反映・文書保管]

 ■Paplesによる電子検印ワークフロー、業務システムへの自動反映
  [帳票電子取込 → [[ 各担当者電子検印 ⇒ 次の担当者へメール自動通知 ]]
   → 基幹システムに自動通知/支払処理の自動実行(※アドオン)]

 【導入効果】
  ・簡易ワークフローで次の決裁者に帳票のリンクをメールで自動通知し、円滑な決済処理とリアルタイムの進捗共有が可能
  ・決裁文書のファイリングやキャビネットでの保管も不要


<Paplesリモートワーク対応ソリューションの紹介ページ>
https://www.nhs.co.jp/package/paples/topics/telework.html?media=zdnet

<お問い合わせ・デモ依頼>(Web会議でのご相談も可能です)
https://www.nhs.co.jp/inquiry/index.php?pid=7&media=zdnet

<Paplesソリューション 資料ダウンロード>
https://www.nhs.co.jp/information/?pid=7&f=paplesweb1&media=zdnet


■ 関連ページ

●電子帳票基盤『Paples(パピレス)』Webサイト
https://www.nhs.co.jp/package/paples/index.html?media=zdnet

●Paplesペーパーレスソリューショントップ
https://www.nhs.co.jp/package/paples/solution/paperless.html?media=zdnet

●Paples導入事例一覧(※「リモートワーク」キーワードで関連事例を絞り込めます)
https://www.nhs.co.jp/package/paples/cases/index.html?media=zdnet

●帳票電子化による情報セキュリティ・リスク管理
https://www.nhs.co.jp/package/paples/benefit/information_security.html?media=zdnet

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