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11月22日は「いい夫婦の日」電話処理時間が3分の1に!人気ウェディング企業がITを使った「働き方改革」でサービス向上。夫婦の幸せをお手伝い(ニュースレター)

サイボウズ株式会社

From: PR TIMES

2019-11-20 17:05

~株式会社阪急ウェディングのサイボウズ Office導入事例~

サイボウズ株式会社(本社:東京都中央区、代表取締役社長:青野 慶久)は、20年以上に渡って日本人のワークスタイルの変化に寄り添い、ビジネスに必要な機能をまとめたグループウェアやクラウドサービスを提供しています。また、自社も世の中の「働き方改革」の動きより前の2005年から、「働き方の多様化」に着手し、離職率激減、売上は増加し、今では働き方改革成功例の企業として取り上げられています。



本ニュースレターでは、働き方改革の最前線企業であるサイボウズだからこそお伝えできる、グループウェアやクラウドサービスを活用した働き方改革の現状や導入事例についてご紹介いたします。
今回は、来る11月22日「いい夫婦の日」に合わせ、婚礼衣装のレンタル、結婚式場紹介を中心としたトータル的なサービスを提供する株式会社阪急ウェディング(本社:大阪府大阪市、代表取締役社長 川上 智)のサイボウズ Office導入事例についてご紹介します。

[画像1: (リンク ») ]


阪急ウェディングは、結婚式場探しをお手伝いする「ブライダルサロン」を中心に、結婚準備にまつわる様々なサービスを提供しています。丁寧なヒアリングや親身な対応など、阪急ならではの上質なサービスがプレ花嫁から支持されています。特に、「運命の一着に出会いたい」というお客様の願いを実現するため、ドレスサロンの運営には注力しています。ここ数年で急激に試着予約の希望が増加し、あらゆる面での業務効率化を見直していました。そして、業務効率化の第一歩として、婚礼衣装を決める「ドレス試着」の予約を「サイボウズ Office」のスケジュールを活用してより効率的に管理することに成功しました。


■1件の電話処理時間が3分の1に短縮。「脱・紙の予定表」の効果とは
サイボウズ Officeの導入以前は、予約をサロンの予定表やスタッフのシフト表といった「4種類の紙の予定表」を全て確認した上で、ブースとスタッフの空き状況を割り出して予約を埋めるという方法を採用していました。それでも十分な対応はできていましたが、試着希望者が増えたことで課題が大きくなっていきました。
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お客様から試着予約の電話があると、部屋とスタッフの空き状況を確認しなければならず、その度にお客様からの電話の保留時間が長くなったり、折り返しの電話対応になったりすることが多かったそうです。リアルタイムで予約を把握できないため、「本当にここに予定を入れて良いのか?」と最新情報を周囲に確認する必要があり、時には1件の電話処理を完了させるまでの時間が、折り返しなどを含めて15~30分に及ぶことも。スタッフも「お客様をお待たせしてしまうので申し訳ない」と感じていたと言います。


■クラウド上のスケジュールで「全社員・全試着ブースの予定」を見える化!
また、紙ならではの管理のしづらさもありました。予約の変更があった場合は、「紙の予定表」の該当箇所へ上書きをしたり、メモ紙を貼ったりしていました。そのため、見づらさや記入漏れ、記入ミスのリスクを感じていました。そこで、阪急ウェディングが最も活用しているのは、サイボウズ Officeの「スケジュール」機能です。全拠点の予定、試着ブースの予約状況、社員46人の予定を全て「見える化」しています。今ではどこにいても他拠点の試着ブースの空き状況や同僚の予定をリアルタイムで確認ができるようになり、「紙の予定表」がついになくなりました。また、試着ブースの予約の変更やキャンセル対応を目的に、変更履歴を転記しておくための「掲示板も用意。これにより、予約のキャンセル・変更関係のミスも激減し、サービス向上に繋がりました。


■拠点間・サロン内での伝言。壁掛けポケットで伝言を管理

[画像3: (リンク ») ]

サイボウズ Office導入のさらなる効果として、各拠点にあった、1人に1つの「壁掛け連絡ポケットメモ」が無くなりました。以前は、接客対応中などのスタッフに伝言がある時に、各スタッフ専用のメモに用件を書いて、壁にかかったポケットに入れており、スタッフは接客が終わるとそのポケットを覗きに行っていました。
この作業が、サイボウズ Office内の「電話メモ」アプリに置き換わりました。すべての作業がPC内で完結するため、メモを手書きで書いたり、連絡ポケットを見に行く手間が無くなり、作業効率が格段に上がりました。


■効率化はチームワーク向上につながる
阪急ウェディングが、特にサイボウズ Officeの導入効果を実感しているのは電話処理時間の短縮です。電話を折り返しにして紙の予定表を見に行く必要がなくなったため、ときには最大30分かかっていた電話処理が5分程度に短縮されました。
また、思いがけない効果として、部署を超えるチームワークが生まれました。例えば、ブライダルサロンで働くスタッフが掲示板に記載した販促情報を、本部の社員がホームページに取り上げてくれるなど、サイボウズ Office 上で行われる日々のコミュニケーションから現場の状況を理解して、対応してくれる機会が増えました。「サイボウズ Officeにキャンペーンや困りごとを書いておけば本部が吸い上げてくれる」ことに気がついてからは、掲示板への書き込みをしようと声を掛け合うようになり、お客様に向けたサービス向上だけではなく、会社全体のチームワークも向上しました。
阪急ウェディングは、サイボウズ Officeの機能を活用することでさらなる業務効率化とサービスの質向上を目指しています。


■導入規模
企業名:株式会社阪急ウェディング     業種:婚礼
利用製品:サイボウズ Officeクラウド版   利用人数:46ユーザー
利用範囲:全社員             企業HP: (リンク »)


■サイボウズ Officeとは
サイボウズ Office製品サイト: (リンク »)
サイボウズ Officeは、企業や組織内の情報共有やコミュニケーションを支援するソフトウェアです。
スケジュール共有や会議室などを押さえる設備予約、掲示板やファイル共有、ワークフローといった豊富な機能を標準で備えています。これまで、一般的な電子メールや電話、FAXなどで行っていた業務をグループウェアに集約することで、業務効率が改善され、チーム力が高まります。


※記載された商品名、各製品名は各社の登録商標または商標です。また、当社製品には他社の著作物が含まれていることがあります。個別の商標・著作物に関する注記については、こちらをご参照下さい。
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プレスリリース提供:PR TIMES (リンク »)
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