新型コロナに始まったテレワークの普及と、労基法改正にともなう働き方改革とが相まって、オフィスワークの形が大きく変わり始めている。
働く人たちにとって、自分のスキルを発揮しやすく働きやすい労働環境が提供されていることは企業を選ぶ上で大きな魅力のひとつになっている。それが企業の人財獲得競争における重要な要素にもなる。
しかし、新たなオフィスワークの実現には、オフィス設備への投資やモバイルツールのコストアップなど大きなコストが必要だと考えている人も多いだろう。
そこで、テレワーク環境の充実と柔軟なオフィス環境を整備できるコネクシオのMobile WorkPlaceを紹介する。コネクシオ自身もMobile WorkPlaceを活用することで、拠点の集約とオフィス面積の削減、リモート勤務の拡大による通勤費の削減などを実現している。
今回は、コネクシオで法人向け事業を手がけるソリューションサービス部部長の西山雄彦氏と、総務と人財開発を統括する社員活躍推進部部長の溝口輝英氏に詳しい話を聞いた。
オフィスワークとテレワークが混在するハイブリッドワークが広がる
新型コロナ対応が大きな波を越えつつあるなか、企業における働き方では、オフィスワークとテレワークを混在させた「ハイブリッドワーク」が広がっている。多くの企業が抱える働き方の状況を、モバイルソリューションを提供するソリューションサービス部部長の西山雄彦氏が語ってくれた。
「企業によっていろいろな理由があると思いますが、ハイブリッドワークはいろいろな形で進んでいます。その理由として、ハンコを押さなければならないとか、テレビ会議システムに制約があるといった、オフィスに出社しなければならない物理的・仕組み的な制約があるからです」
可能な限り毎日オフィスへ出社する形態と完全にテレワークだけで業務を進める形態の間に、さまざまな形がある。例えば、普段はオフィスワークが中心だが、災害対応や感染症対策のために緊急時のみテレワークを可能にする企業もあれば、効率的なオフィス利用のために当番制でテレワークをおこなう企業、社員の働き方の希望や業務状況に応じて選択制でテレワークが可能な企業といった具合だ。
求められている新しい働き方
働き方の変化で浮かび上がった課題とは
こうしたハイブリッドワークの広がりと働き方の多様化・柔軟性向上のなかで、次のような課題が浮かびあがってきた。
まずは、オフィスワークとテレワークの二重投資である。従来のようなオフィス環境の整備にも当然コストがかかっているが、モバイル・リモートワークのための投資も大きくなっているのだ。
もうひとつはオフィスの稼働率低下である。モバイル・リモートワークが広がれば、それだけ柔軟に効率よく働けるようになるが、その分オフィスにいる時間が短くなるのだ。これはお客様企業も同様だ。リモート会議やメール・クラウドサービスの利用が当たり前になれば、お客様のオフィスに行かなくても充実したコミュニケーションが可能になるのだ。
オフィスに出社しなくても対応できる業務が広がる一方で、出社せざるを得ない状況もまだまだ残っている。仕組みが不十分であったり制約があったりするためだ。例えば、書類の捺印や紙でしかできない業務があったり、出社しないと利用できないインフラ環境があったり、業務によって物理的なセキュリティ対策が必要であったりといった具合だ。総務や経理などのように、比較的テレワークがしにくい部門もある。
どこにいても、高いレベルでコミュニケーションできるMobile WorkPlace
こうした課題を解決するためコネクシオが提供しているのが「Mobile WorkPlace」である。
「Mobile WorkPlaceは、コネクシオが提案するモバイルとクラウドサービスにより、いつでも・どこでも・誰でも仕事ができる環境基盤（職場環境のデジタルシフトを支援）です。テレワークにおける課題や業務内容を精査し、どこにいてもオフィスと全く同じ、若しくは同等の環境で業務を遂行できるよう整備することで、生産性の維持・向上を可能にします」(西山氏)
コネクシオ株式会社
ソリューションサービス部 部長
西山 雄彦氏
そのために、オフィスでもWi-Fiやモバイルフォンを積極活用し、固定電話や有線LAN・複合機などの設置を最小化する。電話交換機はクラウド型PBXへ転換し、自宅や出張先でも電話が取れるよう転送サービスなども含めた通信インフラを整備する。オフィスに出社していても出社していなくてもコミュニケーションできる環境を整えるのだ。こうした環境を実現するためMobile WorkPlaceでは、モバイル端末とそのうえで動作するアプリケーション、さらに煩雑な端末管理をサポートするマネージドサービスを一体で提供する。
コネクシオでは、このMobile WorkPlaceを大手企業や中堅中小企業に提供していきたいとしている。大手企業では、すでにDX(デジタルトランスフォーメーション)プロジェクトが始動し、そこに関わるシステム企業が存在している場合が多いので、それを支援する形で提供していく。中堅中小企業では、DX戦略まで手が回っていなかったり、システム部門の手が空いていなかったりする場合も多いため、コネクシオの持つ知見をもとにリアルの営業とオンラインの営業を組み合わせて提案していくという。
拠点集約に合わせてオフィスワーク改革を実現したコネクシオ
さらに、コネクシオ自身が新しい働き方の実現に取り組んでおり、これがMobile WorkPlaceの事例のひとつになっている。拠点の集約とオフィス面積の削減、リモート勤務の拡大による通勤費の削減などを実現しているのだ。オフィス改革の詳しい様子について、総務と人財開発を統括する社員活躍推進部部長の溝口輝英氏が説明してくれた。
コネクシオ株式会社
社員活躍推進部 部長
溝口 輝英氏
「10ヶ月で移転するという突貫プロジェクトになりましたが、本社を含む都内3か所の拠点を1か所に集約しました。オフィス面積も、従来の1800坪から1200坪の67%に縮小できました。対象人数は約930名ですが、新オフィスでは稼働率を考慮して約660席を用意しています。全員が同時に出社できないので、部ごとの当番制で出社できるルールにしています。
新オフィスのレイアウトは、コミュニケーションの活性化と業務生産性の向上というコンセプトのもとABW(Activity Based Working)というワークスタイルを導入しました」
作業に合わせ働く場所を自由に選べるABW(Activity Based Working)の効果
コネクシオが取り組んだABW(Activity Based Working)は、作業内容(Activity)に合わせ働くスペースを自由に選べるというワークスタイルである。そのために、7つの作業に合わせて自由に選べる次図のようなスペースを用意した。
7つのActivityに合わせて作業スペースを用意
オペレーションワーク・チームシンキングなど、ケースに応じた活用ができるワークスペース
オペレーション用のデスクにはフラットディスプレイを多数用意して、自分のスタイルに合わせて使えるところも特徴的だ。
フリースペースのオフィス内
各スペースはフリーアドレス制になっている。予約しておくこともできるが、予約時間にチェックインしないと自動的にキャンセルされる。予約が入っているが未使用という状態を防止するのだ。
通信インフラは、固定電話とLANケーブルを全廃して、モバイルフォンとWi-Fiを活用する。Wi-Fiは、5メートル間隔の高密度でアクセスポイントを設置して、移動しても通信が切れにくいなど高品質なネットワーク環境を整備した。
オフィスのスペースは、等間隔のグリッドに合わせて配置されており、組織や働き方の変化に合わせて機能を転換できるようになっている。今後も、利用状況などに合わせて、継続的に改善していくという。
オンライン会議用の個別ブース
新しいオフィスワークで固定費を削減
一般的なフリーアドレスでは外出の多い営業部門を中心に採用されるケースが多いが、コネクシオでは管理部門を含めて固定席や固定電話を廃止。こうした新しいオフィスワーク環境により、コネクシオでは固定費削減と業務生産性向上を実現した。
特に固定費削減では、拠点の集約と縮小によりオフィス面積を33%カットし、座席数も約30%カットできた（フリーデスク部分は約41％減）。毎日、全員が出勤しなくなったことで通勤費も4割程度減少している。本社勤務者は週に1 ~ 2日の出社が多く、定期券の購入をやめて実費精算に切り替えたのだ。コネクシオによると、テレワークを週2～3日実施ができると実費精算の方が経費削減になるとのことだ。テレワークが可能になったことで、生活様式に応じた多様で柔軟な勤務が可能になり、従業員の満足度も向上しているという。
コネクシオが実践してきたノウハウを複数のパターンで展開
今後コネクシオでは、コネクシオが実践してきたノウハウを「Mobile WorkPlaceパッケージ」として複数のパターンで順次展開していく予定だ。さらにMobile WorkPlaceのWebサイトを充実させて、導入事例や解決策の提案を拡充させていく計画だという。このWebサイトを充実させることで、営業スタッフが持ち歩く資料などを不要にして、お客様といっしょにWebサイトの最新情報を見ていくといった営業スタイルが可能になるという。 従来のモバイルワークソリューションは、オフィスワークはそのままでモバイル環境を追加して、社外で業務の一部を可能にするものだった。つまり、オフィスが主役、テレワークが脇役だったのだ。
これに対して、コネクシオのMobile WorkPlaceとABWの組み合わせではその主従が逆転している。テレワークツールの進化を取り込んで、オフィスワーク自体の変革も実現しているのだ。コネクシオでは、本社オフィスのツアーも開催している。興味があれば、ぜひ実際の様子を体験してみてほしい。