メールやUSBメモリのファイル受け渡しはリスクだらけ機密情報を安全かつ簡単に転送する「Net’Attest FileZen」

御社はまだフリーの転送サービスですか？大容量ファイルの受け渡しに「ルール」と「安心」を「Net’Attest FileZen」

今までのファイル受け渡しにはさまざまな問題が

　企業がビジネスで取り扱うファイルの数やサイズが増大している。ファイルサーバ内のファイル数の増加量は毎年ほぼ一定なのにも関わらず、企業が取り扱う情報量は、近年50〜60%の割合で増加しているといわれ、この傾向は今後10年以上継続すると予想する専門家もいる。

　また、ビジネスのグローバル化や企業間の提携が急速に進み、社外の取り引き先や関係先とのファイルやデータの流通機会も急増している。電子メールにファイルを添付して送信するか、USBメモリやCD-Rなどの可搬型記憶媒体を利用した受け渡し、あるいはネット上のファイル共有サービスを利用する方法などがオーソドックスな方法だが、いずれもさまざまな問題が内在していることに、敏感なビジネスパーソンなら既に気付いているはずだ。

ファイル共有サービスは内部統制に引っかかる？

　ビジネスに不可欠なコミュニケーションインフラとなった電子メールだが、画像や動画、音声、設計データなどリッチファイルが急増した今、それらを添付して送受信することでメールサーバやネットワークへの負担が増大。送受信の容量を制限する企業も多い。その影響から、添付ファイルを分割し複数回に分けてメール送信を行うケースも増え、さらにネットワークに負荷を与えてしまうといったジレンマが起きている。

　また、メールの一斉同報配信などが行われると、誤ったファイルの添付や誤送信などによって個人情報や企業の機密情報が社外に散逸するリスクが一層高まることも問題視されている。

　一方、USBメモリやCD-Rなどの記憶媒体は取り扱いも簡単で誰もが利用できる便利な手段だが、USBメモリなどを経由し連鎖的に不正プログラムをダウンロードするUSBワームの感染被害が依然として衰えず、Webサイトの改ざんや不正Webサイトへの誘導による被害が常套化している。最近ではUSBメモリが大容量化し、万一情報漏えいが発生した場合、一昔前に比べて桁違いに被害が拡大することも考えられる。

　また、ファイルをCD-Rなどに納め、宅配便やバイク便で配送する方法もあるが、発送から受け取りまで数時間〜1日間というタイムラグは、即時性が求められる現代のビジネスシーンでは受け入れがたい。さらに、このような第三者の手を介した物理的な輸送手段では、誤配送や紛失など以外にも、盗難や覗き見など不正な情報略取による情報漏えいの可能性も否定できない。発送のための梱包作業や、わずか1枚のCDを発送するためにかかる運送料も大きな負担になっている。

　最近では、無償のファイル共有サービスやファイルアップロードサービスなどを利用する企業も増えているが、それらには何の保証もなされていない点が問題である。そして何より、重要情報をNDA（機密保持契約）も取り交わさないまま企業ユースで利用することのリスクに、内部統制上の問題点が指摘されている。

安全で便利なファイル受け渡し手段が登場

　それらのリスクや不利益があってもなお、メールやUSBメモリ、ファイル共有サービスなどが利用されている背景には、それらに代わる安全で便利な情報受け渡し手段が無いことに原因がある。企業側が規制を強めても、有効な代替手段がないこと自体が問題なのだ。

　そんな中、情報は厳格に管理する一方で、社外からでも無理なく情報を取り扱いたいという、相反した要求を満たす手段として注目されているのが、ソリトンシステムズのファイル転送アプライアンス「Net’Attest FileZen」（ネット・アテスト・ファイルゼン）（以下、FileZen）である。

　大容量のファイルを、WEBブラウザ経由で安全かつ迅速にファイルを受け渡しが可能なFileZen は、SSL暗号化で盗聴を防止し、ファイルのアップロード時には自動でウイルスチェックも行い、セキュリティにも配慮している。

　ユーザー・業務単位でアクセス権限を細かく設定できるほか、LDAP、Active Directory、RADIUS、POP、IMAPなどの外部認証システムにも対応し、複数の同時利用も可能。社内のユーザーアカウントを統一でき、利用効率を向上させる。また、ファイルの操作ログを全て記録し、誰がどのファイルを操作したのかを明確にする。

　さらに、プロジェクト・フォルダおよびユーザー管理はCSVからのインポート／エクスポート機能を備えているので、組織変更などでプロジェクトメンバーが入れ替わっても、登録変更作業は一括で処理が可能となっている。

　加えて、ファイル送信の適切性を上司がチェックする事前承認機能もあり、無許可のファイル提供や不正なデータ流出を抑止する。

　2009年2月に登場したFileZen は、ビジネス上の身近な問題を管理者視点で解決するため、いかに安心感を提供し、簡単・便利に活用できるかを細かな改善を積み上げて進化してきた。SaaS全盛の今、ファイル共有サービスによる積み上げコストの負担増や、情報漏えいへの漠たる不安を解消し、従来のファイル受け渡しの課題を全て解決できるとして、大手企業などからも注目されたのが、自社で一元管理できるシステムというのも興味深い。

図1　ソリトンシステムズのファイル転送アプライアンス「Net’Attest FileZen」 （※クリックで拡大画像表示） 図2　承認機能画面イメージ。上司のチェックで不正情報流出を防止する （※クリックで拡大画像表示）

【ファイル受け渡しにもルールを】もうやめにしませんか？ そのリスクだらけのファイル受け渡し

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FileZenで可能なファイル受け渡し２つの方法

　FileZenによるファイル受け渡しには主に2つの方法がある。1つは、ファイルの送信をメールで知らせる「めるあど便」だ。2009年10月にリリースしたV2.0から盛り込まれた新機能のひとつで、1対1もしくは1対nでファイルを受け渡しする際に利用する。送信相手のメールアドレスを指定し、送信したいファイルをFileZenにアップロードすることで、相手側にはURLだけがメールで通知され、そこにアクセスして必要なファイルをダウンロードする。一般的なWebメールやファイル転送サービスと同様な使い方で相手に負担をかけずに、簡単に利用できる。

図3-1　「めるあど便」機能。送りたいファイルのダウンロードURLをメールで知らせる （※クリックで拡大画像表示） 図3-2　「めるあど便」の管理画面 （※クリックで拡大画像表示）

　2つ目の方法は、「プロジェクト」機能によるファイル共有である。FileZenにプロジェクトごとにフォルダを作成し、そこに共有したいファイルをアップロードすることで、社内外のメンバーによるグループやプロジェクト単位で利用できる。エクストラネットの構築に膨大な投資をすることもなく、臨時ファイル置き場的な使い方が実現できる。プロジェクトに参加するユーザーを限定し、参加者の権限に応じて柔軟にアクセス制限を設定する権限管理機能を持ち、アップロード・ダウンロード・編集の全てを許可するメンバーや、ダウンロードのみを許可するメンバーが共存して利用できる。

図４-1　「プロジェクト管理」機能。柔軟な利用制御で統制対策も可能 （※クリックで拡大画像表示） 図4-2　「プロジェクト管理」の管理画面 （※クリックで拡大画像表示）

　また、この権限管理機能は、権限のないメンバーや他のプロジェクトのメンバーからはファイルの存在自体を隠蔽することもでき、第三者のアクセスを防ぐ最も有効で安全な方法として、ユーザー企業からも高く評価されている。

　自宅で業務を行う場合、FileZenさえあれば、モバイルPCやUSBメモリなどに納めて持ち出すことによる情報漏えいのリスクを作り出すことなく、自宅からもWebブラウザ経由で安全に情報へアクセスできるのである。

機能が集約されており、すぐに利用できるアプライアンスのメリット

　さらにFileZenでは、メンバーごとに使用可能容量の上限値を設定できるクォータ機能や、アップロードされたファイルの保存期間をポリシーで管理し、古い順から削除してリソースを有効活用するデータ自動削除機能、FileZenにログインしたユーザーへの「お知らせ」機能など、管理支援機能も豊富に備えている。

　なお、FileZenではファイルをアップロードする際に自動でウイルスチェックが行われるが、そのエンジンにはBitDefender社の技術が採用されている。ルーマニアに本社を置くBitDefender社は、世界100ヶ国以上に個人・法人含め4100万ユーザー以上の実績を持つセキュリティソリューションプロバイダだ。プロアクティブプロテクション機能（B-HAVE）により、コンピュータ内に作成した仮想端末上でファイルを実行し、シグネチャだけに頼らずウイルス付きファイルを高度に検出する技術を持つ。

　ソリトンシステムズのFileZenは、これらの機能群をすべて1台のアプライアンスに全て集約し、特別なスキルがなくても簡単に導入できるメリットが認められ、企業や自治体などで幅広く活用され始めている。

　モーターサイクルやボートなどを製造・販売するヤマハ発動機は、いち早くFileZenの有効性を認めた企業のひとつである。国内以外にも、北・南米、ヨーロッパ、アジア・大洋州などに数多くの事業所や、グループ企業を抱える同社は、海外拠点とのデータの受け渡しのコストを削減し、かつ安全に実施する目的と、将来的に国内の協力会社との情報共有の新たな手段として、FileZenのめるあど便機能が有効だと判断。

　承認機能やアンチウイルス機能などが実装され、セキュアにファイルの受け渡しができる上、履歴が全て残される点が高く評価されたといえる。

FileZenでもっと情報活用を

　昨今、企業はみな重要情報を社外に持ち出すことに非常にナーバスになっているが、情報漏えいを恐れるあまり、情報の活用を制限する消極的な運用ばかりでは新たなビジネスモデルは生み出せないのではないだろうか。

　ならば、FileZenを導入して安全な利用環境を構築し、社員や関係者が安心して情報活用を推進できることが、新たな付加価値を創造することにつながり、この長期的な不況を乗り切るカギとなるかもしれない。

　ソリトンシステムズでは、2010年1月からFileZenのオンラインお試しサービスを開始している。アカウントおよび専用メールアカウントを発行し、インターネット経由でFileZenの全機能が1ヶ月間無償で利用できるので、是非利用してみたい。オンラインお試しサービスの申込はこちらから。

Tel: 03-5360-3809
Email: netsales@soliton.co.jp

詳しい内容はホワイトペーパーで！

【ファイル受け渡しにもルールを】
もうやめにしませんか？そのリスクだらけのファイル受け渡し

個人情報や契約書など、絶対流出してはならない機密情報を社外の関係者と共有する機会が増えつつある現在、あなたの会社では安全・確実にファイルの受け渡しが行われているでしょうか。

【導入事例】
大容量ファイル受け渡しのルール構築でビジネスを安全に加速

インターネット事業やビジネスソリューション事業を行うアイテック阪急阪神株式会社が、VPNやFTPサーバの導入も検討した中で、「Net’Attest FileZen」を選択した理由とは。