システムは『所有』から『利用』へ。時間もコストもかけずに、社内コミュニケーションを活性化するＳａａＳソリューション「KDDI Business Outlook」！

ビジネスシーンに配慮した機能の数々

　ビジネスパーソンである読者は、出社後、まずは何を行うだろうか？　パソコンを立ち上げたあと、まずはメールやスケジュールの確認という人が多いのではないだろうか。

　コミュニケーションの起点となる、こうしたソフトウエアがグループで共有でき、携帯電話と連携して時と場所を選ばず利用できるというのは、業務効率の向上への効果が期待できると言える。大貫氏も会社に向かう電車でスケジュールを確認しているとのこと。従来ならば、出社してパソコンを起動してからの作業だが、携帯電話との情報共有によりこの時間を節約できるのである。

PC上でのWindows SharePoint Services 上のトップ画面。個人スケジュールとメールが表示できる

　また、会社のメールアドレスあてに届いたメールを自身の携帯電話に転送しているユーザーも多いと思うが、受信はできたとしても、携帯電話から会社のメールアドレスでの返信はできない。しかしKDDI Business Outlook なら、自社のドメインはそのままに、ａｕケータイからメールの送信をすることができる。また、得意先の連絡先などの情報をサーバに問い合わせてダウンロードし、携帯電話のアドレス帳に登録することも可能だ。

　さらに大貫氏は「KDDI Business Outlook の機能のうち、特徴的なもののひとつがグループスケジューラーです。もともとのMicrosoft Office Outlook 自体のスケジューラーは個人に最適化されているソフトですが、日本のビジネスマンの場合、所属グループなどの組織構成を意識することが多いと考え、グループのスケジュール管理を大事にしました」と話す。グループスケジューラーでは、グループ内の個人のスケジュールを時間軸に並べて表示し、把握することができるのが特徴だ。携帯電話で閲覧した場合でもわかりやすいレイアウトになっており、BREW®アプリケーションの動作も軽快で、ストレスにならない。

携帯でのアプリ起動画面。アプリ選択後、自動でログインされる。任意でアプリ起動にパスワードを設定することが可能

管理者の負担軽減も大きなメリット

　システム管理者の画面では、Windows SharePoint Services のサービス、グループスケジューラー、メールなどをウィジェット化し、CSVのアップロードによるユーザーの登録機能も盛り込むなど、管理者の作業をなるべく軽減できるような配慮がされている。

　利用するユーザー側の操作では、個人の情報はMicrosoft Office Outlook、グループ内の情報はWindows SharePoint Services を利用する。従来Microsoft Office Outlook を使っていたユーザーならば違和感なくそのまま使えるだろう。大貫氏は「Microsoft Office Outlook の利用経験がない人でも、インターネットで買い物が出来るくらいの知識があれば、マニュアルがなくても特に操作は困らないように配慮しています。システムの導入にあたって管理者が各社員に操作説明をする手間もほとんどいらないでしょう。直感的に操作できるのが、KDDI Business Outlook の特長です」と話す。

携帯でのスケジュール画面。個人の月表示（左）と日表示（右）。操作メニューは右画面のように表示され、携帯の操作になれているユーザーならば迷わない

　また、KDDI Business Outlook のメリットとして短期導入が挙げられる。では具体的に、想定事例で導入までのフローを解説しよう。