進化するテレビ会議（9）--データ共有でメリット活かすウェブ会議システム

サーバ導入とサービス利用の2通り

　ウェブ会議システムが具体的にどのように提供されているかというと、現在は、ウェブ会議サーバを企業内のイントラネットにサーバを導入するか、あるいは、ASP型サービス事業者が提供するウェブ会議サービスを利用するかの2通りが一般的だ（サーバ導入を簡易化したアプライアンス製品も提供しているベンダーもある）。

　サーバ導入は、ヘビーユーザーあるいは初めから社内設置を考えている企業で検討されているタイプだ。その一方、サービス系は、これから初めて利用してみるので試してみたい、もしくは、サーバ導入までは予算がないが、コストを掛けずに必要な時に利用したいといったニーズに適している。サービス系のウェブ会議であっても、企業向けサービスであるため、暗号化などのセキュリティは充実している。

　ユーザーとして、サーバ導入かサービスを利用するかの選択はあるが、初期投資を抑えられるサービス系から入り、そして利用状況に応じてサーバ導入に至るというユーザーもいる。あるいはヘビーユーザーになると、社内用途ではウェブ会議サーバを使い、社外のパートナーやクライアントとは、ウェブ会議サービスを利用するという使い分けを行っている企業もある。

　サーバ導入の場合、サーバの設置のほか、クライアント側では、PC、ネット接続、ブラウザ、ウェブカメラ、マイク、ヘッドセット、あるいはマイクスピーカーが必要になる。一方、サービス系を利用するのであれば、サーバ設置は不要で、クライアント側の準備ができていれば、登録手続きなどの手間はあるが、数日から1週間程度でアカウントを発行されてウェブ会議を始めることができる。

　ウェブ会議で提供されている基本機能としては、アプリケーション共有、ホワイトボード共有、ファイル転送、チャット、リモートデスクトップ共有、投票、会議録音などがある。共有機能を使うことで、PCのソフトウェアで作成した文書や資料を参加者全員の画面で同時に閲覧したり、その資料自体に書き込みをしたりすることもできる。投票機能は、参加者に質問を出してそれに対する答えをリアルタイムで集計し参加者にフィードバックしたりできるというものだ。会議録音の機能は、ウェブ会議で行われたミーティングを録画するものであり、会議録として使用する方法が多いと言われている。