文書の電子化が進む反面、紙媒体に回帰の動きも--ガートナー調べ

　ガートナー ジャパンのリサーチ部門は7月4日、ビジネスワーカーの文書・書類利用時におけるペーパーレス化の進展状況を調査し、結果を発表した。

　調査は、「顧客へのプレゼン、売り込み、訴求のための資料」「社内会議用の資料」「精算、出張申請などの申請書」「稟議書、企画書、提案書、報告書」の各文書・書類について、紙媒体と電子媒体のどちらを利用することが多いかを聞いたものとなっている。

　結果によると、種類によって多少の違いはあるものの、企業内の文書・書類を利用する際に「電子データを利用することの方が多い」という人は4割程度というのが全体的な傾向であった。これらの結果を2006年に実施した同様の調査結果と比較すると、ほとんどの文書・書類の利用において、紙媒体から電子媒体への移行が緩やかに広がってきていることが分かる。

　しかし、その一方で「顧客へのプレゼン、売り込み、訴求のための資料」のみ、若干紙の利用に逆戻りしている傾向が見られた。この背景には、企業のセキュリティ対策の一環として、ノートPCの社外への持ち出しが難しくなってきたことがあるとみている。

　個人情報保護法の全面施行後の変化として、「社内ルールでノートパソコンを社外に持ち出しにくくなった、禁止された」「ノートパソコンを社外に持ち出すのを控えるようになった」という声が少なくないことが挙げられる。

　企業内にある文書・書類が、すべてペーパーレス化されればよいというものではなく、この社外文書の「紙媒体への回帰現象」についても、企業あるいはビジネスワーカー個人のセキュリティに対する意識、所有する情報などで見方が異なる。

　今回の結果についても、必ずしも否定的に取る必要はないが、企業のセキュリティ意識や対応がモバイル・ワークに及ぼす影響の一端を示すとしている。ガートナーでは、企業では、モバイルワーク、電子データ化が進められているが、情報セキュリティ対策が、この動きにブレーキをかけている面もあり、これらを両立するソリューションが求められているとしている。