従来の公衆交換電話網（PSTN）からVoIPへ移行することで、会社のコストを年間何千ドルも削減できる確信があるって？それは素晴らしいことだ。しかし、マネジメント層を説得できなければそのアイデアを実行に移すことはできないのだ。

　つまり、ただの漠然とした見込みだけではだめなのだ。VoIPが従業員の生産性や満足度を損なうことなく、しかも隠れたコストをどこか他に発生させることなく会社の収益に貢献できる理由とそれを実現する方法について、確たる裏付けが必要なのだ。

　今回は、最終的な決断を下す立場の人々に対して、VoIPへの移行は理に適っているのだと言い切れる論拠を組み立てるためのヒントを以下に示している。

移行計画の作成

　論拠を組み立てるために最初に行うことは、具体的なVoIP移行計画を1つまたは複数作成することである。移行のメリットを述べた一般的な資料や数値データに頼るのではなく、あなたの会社にとってどのVoIPプロバイダーや機器ベンダーのソリューションが最適なのかを調べるのだ。

　会社の電話に関するニーズの分析を行い、どのような機器やソフトウェア、サービスプランが必要であるかを厳密に判断する。その後、初期コストと運用コストの双方について具体的な見積もりを、現行の電話関連コストに関する記録と比較できるかたちで作成する。

　実際のところ、複数の計画を用意しておくことが望ましい。決定権を握る人々というものは、代替案を検討したいと思うものなのだ。例えば、VoIP移行計画として、ハイエンドの機器を採用し、現在使用している従来の電話サービスにはない高度な機能も含めるという案を提示することができる。この代替案として、それほど野心的ではなく、現行のサービスと同等レベルのものを低コストで提供することのみを目指すという計画を作成することができる。

　未承認の計画に対してこれだけの手間をかけるのは大変だと感じるかもしれない。しかし、そういった手間を事前にかけておくことで、その承認を得られる確率がアップするのだ--また、そうしておくことで、承認後に行う必要のあるリサーチがいくらか減ることにもなる。そしてこれは、承認後に素早く計画を実行に移せることも意味している。

　また、事前に計画を立てておくことで、思いがけない厄介事を避けることもできる。そしてこれによって、あなたが事前に明確かつ具体的な数値を考慮して計画を練らなかったがために、設備投資費が思っていたよりも多くなりそうだという報告を、バツの悪い思いをしながらマネジメント層にする事態を避けられるのだ。