会議に参加しながら、こんな会議は時間の無駄でしかないと思ったことがあなたにもあるはずだ。本記事では、無駄に長引く、あるいは本題から完全にそれてしまった会議を実りあるものにするためのティップスを紹介する。
Amazon.comを少し調べただけで、会議の進め方をテーマにした多くの書籍が出版されているのを目の当たりにすることができるはずだ。そういった書籍の多くには、議題を決めたり、参加者全員の集中力を途切れさせないようにするためのソーシャルスキルといった、会議を主催する際に欠かせない優れたヒントが記述されている。しかし、誰か他の人が主催する会議に参加しなければいけないということもあるはずだ。そういった会議に参加する場合、特にその進行がスムーズでない場合には、どうしたらよいのだろうか？以下に、会議をより有益かつ興味深いものにするためのティップスを紹介する。なお、これらのティップスにインスタントメッセージの使用は含まれていない。
＃1：会議の目的を事前に把握しておく
数多くの電子メールが飛び交い、皆が時間に追われている現代において、事前に会議の議題を明確にしておくという発想は古臭いものとなりつつある。また、会議の場で議題が実際に出されたとしても、参加者がさまざまな、そして想定外の方向に話を脱線させるため、肝心の議題が空中分解してしまうことも多いのである。
会議の場で初めて議題を知るというスタンスではいけない。そうではなく、会議の前に主催者に連絡を取り、会議の目的を10語以内で説明してくれるよう頼むのである。主催者の求めているものが何なのかを知っておけば、その達成に力を貸すこともできるはずだ。
この場合、備えあれば憂いなしなのである。
＃2：自らが抱く会議の目的をはっきりさせておく
主催者が抱く会議の目的を知っておくことで、主催者に力を貸すことができる。同様に、自らが抱く会議の目的をはっきりさせておくことで、自らに力を貸すことができるのだ。つまり、会議の参加者とともに達成すべき自分なりの目的を、その会議が始まる前に1つ決めておくわけである。
会議を成功させたいのであれば、そういった自分なりの目的は、主催者が抱いている会議の目的に見合ったものに設定しておくべきである。そうしなければ、会議に混乱をもたらす人物というレッテルを貼られることにもなりかねない。
もっとも、それが悪いことかどうかは、あなたの観点次第であるが。
