＃3：言うべきことの一覧を作成しておく
会議が時間通りに始まることなどない。コーヒーを煎れに行く人が出てきたり、突発的な問題に対処するために電話に出なければならないという人が出てきたりするのである。こういった待ち時間には、友達や家族、同僚にインスタントメッセージを送信するのも良いだろう。
しかし、こういった時間を有効利用し、会議をより生産的なものにすることも可能なのである。自分なりの目的に関連した、会議の参加者に伝えたい5つの要点を書き留めておくのである。こういったリストを作成することは、たとえそのリストを使う機会がまったくなかったとしても、あなたの考えをまとめるうえで役に立つのである。
会議の参加者に対して伝えられることがあるのであれば、インスタントメッセージを送信しなくても済むかもしれないのである。
＃4：メモを取る
会議は次から次へと行われる。このため、会議の詳細を記録しておかなければ、その内容は他の似たような会議にまぎれて消えてしまうことになるのだ。そして次の会議が行われる時、最初の10分間は前回の会議の内容を思い出すために費やされることになってしまうのである。
メモを取ることで、こういった悪循環を断ち切るのだ。参加者の発言すべてを書き留める必要はない。そうではなく、話し合いの結果として割り当てられたタスクや、決定事項、重要な情報、議論の場で出てきた疑問点に絞って記録すればよいのである。こういったメモは、話し合われた内容や下された決断を記録した会議の成果物となるのだ。これらの記録は、会議終了後にタスクを実行するうえでの指針ともなるのである。
こういったメモを取る際には、書き手であるあなた自らで、ものごとの重要性を判断することができるのである。
＃5：規則に従って議事を進行する
会議は、大きなものであれ小さなものであれ、1つ以上の目的を達成するために複数の人々が参加して行われるものである。理想的な会議では、参加者各人のやり取りが自然に収束し、皆が互いの時間を尊重し、意見は整理されたかたちで述べられ、具体的なタスクが提案、同意された後、次の議案に話が進んでいくということになるはずである。
しかし現実には、話が本題からそれないように秩序を保つための方法が必要なのだ。「ロバート議事規則」を採用する必要まではないものの、会議の進め方に関する基本原則は知っておくべきである。あなたの会社に議事規則がないというのであれば、作成しておくべきである。他の参加者にもその内容を知ってもらい、それに従って会議を進めるようにするのである。
混乱を完全に避けることなどできないとはいえ、生産的な会議を台無しにする必要もないのである。
