前回は、仕事にプロセス志向を適用し、仕事の流れを図として「見える化」することで、改善すべきポイントがどこにあるかを把握しやすくなることを説明した。この「プロセス図」は見る人にとって理解しやすく、仕事の流れを正しく表現できているものであれば、実際にはどのように描いても差し支えない。
ただ、そうした図を描くときに覚えておくといいルールや、図を他の人と共有する場合に、より都合のよい描き方というものが存在する。まずは、それについて紹介しよう。
図でコミュニケーションのギャップを埋める
先ほど「どのように描いても差し支えない」としたが、実際に仕事の流れ図を描くとき、自分流に描いてしまうと問題が起こるケースもある。たとえば、後で複数の人が集まって図の内容を検討する際に、そこで使われている記号が何を意味するかが決まっていないと、混乱したり、誤解されやすくなる。そうしたことを防ぐためには、一定のルールが必要となる。「この図形はこんな意味で使う」といった、図の作成に関する一連のルールを「表記法」という。
フローチャートのような仕事の流れを描くときに使える表記法は複数存在する。そこで今回はビジネスプロセスの表現に特化した「ビジネスプロセスモデリング表記法（BPMN）」を紹介しよう。
BPMNの仕様は、専門の委員会によって時間をかけて取りまとめられ、現在は世界的な標準化のための組織であるOMG（Object Management Group）によって管理されている。つまり、BPMNのルールに沿った図であれば、社内のみならず、社外、そして世界中の人々と効率的に共有できるのだ。
BPMNのとりまとめにあたって、委員会が目指したゴールは、プロセスを設計するビジネスアナリストから、そのプロセスを実行する仕組みをシステムに実装するIT担当者、さらにプロセスが正しく動いているかを管理する業務担当者まで、あらゆる関係者が簡単に理解できる表記にすることだったという。ビジネスとITが切り離せなくなった現在では、しばしば業務部門とIT部門との間（ビジネスとテクノロジーとの間）で起こる、コミュニケーションのギャップが問題となることがあるが、そのギャップを埋めることを目指して標準化が行われたのである。
