清酒「八海山」などを製造する八海醸造は、クラウド契約業務サービス「Contract One」を新たに導入した。同サービスを提供するSansanが発表した。
Contract Oneは、紙の契約書における印刷・製本や押印、郵送といった手作業をクラウドサービスとして代行するとともに、紙の契約書を正確にデータ化し、混在する電子契約書と紙の契約書を一元管理できるサービスになる。
ユーザーの契約相手から紙の契約書を代理で受領し、データ化してクラウド上に保存するとともに、どんなフォーマットの契約書でも正確にデータ化できるとする。データ化された契約書は、契約内容や日付、契約企業名など多様な項目で検索可能な状態で保存される。発行アカウント数に上限がなくユーザーは、追加費用なしに契約書を一元管理できる。契約期限などのステータスを管理できるほか、過去の契約内容も確認できる。
また、「共有範囲グループ設定機能」を備え、機密性の高い契約書の公開範囲をユーザーが制限できる。Contract One上で閲覧権限のある社員を登録した「グループ」を設定し、契約書の公開範囲を該当グループに限定することで、閲覧権限のない社員が該当契約書のデータにアクセスできなくなる。
八海醸造では、清酒だけでなく焼酎、梅酒、麹甘酒、ビール、ウイスキーやジンなど製品ラインアップが多岐にわたることから、製造や販売などの機能ごとに分社化して事業を行っており、持株会社の法務担当がグループ全社の案件を集約し契約業務を担っているという。全グループ会社の契約書の作成から保管・管理までを少人数で担当しており、ほぼ全てが紙の契約書で運用されていた。
そのため過去の契約書を確認する場合や、監査で締結済みの契約書が必要になった場合などの対応に時間がかかっており、また契約の期限管理についても、台帳の作成やアップデートまで少人数では対応し切れず、拠点ごとに独自の管理体制が取られ、グループを横断した一元管理の方法が定まっていなかった。
同社では、Contract Oneの各機能を活用することで、過去の契約書が必要になった場合でもすぐに見つけられるようになった。また、担当者に過度な負担をかけることなく、更新漏れや多重契約による予期せぬ費用負担といったリスクを適切に管理できるようになる。さらに、グループ横断で契約管理を行いながら、ほかのグループ会社には広く公開しづらいような機密性の高い契約書も安全に管理することができるようになるとしている。
