GVA TECHは、同社が提供する法務管理クラウド「GVA manage」に過去案件の一括インポート機能を追加した。
GVA manageは契約書の作成・レビューや法律相談などの法務案件を一元管理するクラウドサービス。
法務案件にかかわる担当者は専用のアカウントが不要で、普段やりとりに使用しているメールやチャットツールに返答するだけで、法務と事業部間の質疑などメッセージや契約書などの添付ファイルを同サービス内に集約することができる。これにより法務部は集約されたデータを検索することができ、過去案件の調査に掛ける時間を大幅に削減できる。
過去案件インポート画面
今回リリースした過去案件の一括インポート機能を利用することで、GVA manageに過去案件が迅速に集約され、同サービス内を検索するだけで過去案件の調査ができるようになる。
GVA manageの管理画面から、過去案件をフォルダーまたはファイル単位（対応形式はdoc、docx、xls、xlsx、ppt、pptx、pdf）でアップロードすることで、過去案件を一括アップロードすることができる。アップロードされた過去案件は、インポートした過去案件一覧に保存され、キーワードで検索することができ、過去案件の調査や類似の契約書をドラフトする際の参考ファイルの検索に利用できる。
また、今回のリリースに合わせて、同一取引先の自動検索機能もリリースされた。この機能は、法務担当者が同一取引先の新規案件を取り扱う際に、その取引先名の過去案件があることをアラートで通知し、確認したい過去案件へ瞬時にたどり着ける。なお、過去案件の一括インポート時にシステムが自動で取引先名を取得する（doc、docxのファイル形式のみ）ことも可能だ。
GVA TECHによると、一般に、過去案件の資料（契約書や契約に関連する提案書、見積書などの参考資料）は、メールや法務担当自身のローカルフォルダー、社内の共有フォルダーなど、さまざまな場所に散在していることが少なくないという。そのため、過去案件を調査する際は、法務担当自身の記憶を頼りに探しているのが現状だ。
過去案件の一括インポート機能を活用することで、迅速に導入以前の過去案件資料を集約できるようになる。
