GVA TECHは1月16日、法務管理クラウド「GVA manage」のリリースを発表した。
同社によると、法務部門には、事業部から法律相談や契約書作成、契約審査とさまざまな依頼が寄せられるが、その方法はメールやチャットツール、タスク管理ツール、ワークフローなど多岐にわたり、契約書などのファイルやコミュニケーション履歴の情報が散在してしまっているのが現状だという。
その結果、それぞれの立場で次のような課題が発生する。
- 法務担当者：進ちょく管理がしづらくタスク漏れが生じる。前任のやりとりが見つけられず過去の経緯が分からない
- 事業部担当者：法務案件の進ちょく状況が分からず事業が進めにくい
- 法務部長：事業部担当と法務担当のやりとりを追いきれない
- 経営陣：コンプライアンス上の問題がある
これらの課題を解決するため、GVA manageでは、専用フォームから事業部担当者が法律相談や契約書作成、契約審査の依頼をするだけで、法務担当者と事業部担当者の間で案件が作成され、ステータスや期日が管理できるようになる。2023年2月には専用メールアドレスからの利用も可能になる予定。
案件が作成された後、事業部担当者は普段やりとりに使用しているメールやチャットツールに返答するだけで、やりとりしたファイルやコミュニケーション履歴の情報がGVA manageに集約されていく。新しいツールを覚える必要がなく、従来の業務プロセスを変更せずに利用できることが最大の特徴だという。現時点で連携しているチャットツールは「Slack」だけだが、2023年3月には「Microsoft Teams」とも連携を予定している。
法務部門は、GVA manageの管理権限を持っており、管理画面から全ての案件のステータスや期日を確認してタスクを管理できる。GVA manageでやりとりした全ての過去案件を検索できるため、自分が過去に担当した案件だけでなく、同僚や前任者が扱った案件も容易に見つけることができる。
また、GVA manageでは、基本契約書とそれにひも付く覚書など、複数ファイルを1つの案件として管理が可能。契約書を社内の共有サーバーやメールで管理するのとは異なり、過去の契約書を探す際も、ファイルを一つ一つ確認しなくても契約の全体像を確認でき、過去の契約書を探す時間を大幅に削減することができる
