RIZAPグループは、グループ会社21社を集約した新オフィスに入退室管理ソリューション「workhub」を導入した。同製品を提供するビットキーが発表した。
workhubは、入退室管理や受付の無人化、各種施設の予約などの機能をSaaSで提供。従業員や来訪者の情報やさまざまな権限の管理などを一元的に行える。顔認証（生体認証）、ワンタイムパスコード、多要素認証などにも対応する。人・日時・空間などの権限をクラウドの管理システムから即時変更できることから、管理者は部屋ごとのセキュリティレベルを分けることが可能となる。
今回の導入により、RIZAPグループの社員はICカードの持ち歩きが不要となり、顔認証でシームレスな入室が可能となった。顔情報は従業員が手持ちのスマートフォンから登録できるため、入社時の手続きが効率化されたほか、カード紛失時の再発行対応も不要となった。
社員が顔認証で入室する様子（エントランス）
社外ゲストは当日、オフィス受付に設置されたタブレット端末にQRコードをかざすだけで受付が完了でき、従業員はメールで来訪通知を受けとることができる。このQRコードは、ゲストのメールアドレスをworkhub上に登録することにより自動で送付される。このため、訪問当日、ゲストは訪問先を探したり電話したりする手間がなくなり、従業員は受付のための電話対応で業務が中断されることがなくなったという。
さらに別の入退室管理システムを導入し、入室用のカードを配布するといった手間なく、workhubのみで部屋ごとに入室の権限を設定できる。また、タブレット端末やスマートロックなどの認証に利用する機器は異なる扉に設置できるため、オフィスのレイアウト変更時にも対応できるという。
RIZAPグループでは、コロナ禍以降、従業員の出社頻度が減少傾向にあったことから、新オフィスでは全グループ会社の座席をフリーアドレスとすることで座席数を社員数の約50％まで縮小。このような合理化に加え、従業員のオフィスでの働きやすさを向上させるべく、顔認証によるシームレスな入室と、各社異なる運用となっていた来訪者受付の利便性向上を検討していた。
workhubについて同グループは、多様なニーズに1つのプラットフォームで対応できることに加え、新機能の開発や他社システムとの連携など、継続して発展する柔軟な点を評価し採用に至った。
以前のオフィスでは、ゲストが受付に設置された端末で訪問先を検索し、電話で呼び出す必要があった。このため担当者は業務を中断して対応していた。また途中からRIZAPグループに参加した企業はシステムの制約から運用を統一できず、受電者が来訪者の電話を受けた後に、担当者に電話やメールで引き継ぐ運用となっており、受付時に人手がかかる体制となっていたという。
