進化するテレビ会議（1）--ホウレンソウと遠隔会議システムの深い関係

現実解になってきた遠隔会議システム

　テレビ会議やウェブ会議などの遠隔会議システムは、一昔前のネガティブなイメージをここ4〜5年で払拭しつつある。

　導入コストが、大企業のみならず中小企業でも検討できる価格になってきたとともに、製品の性能や機能の向上、製品ラインアップは実用的に進化してきたためである。その利用の仕方はビジネスミーティング用途だけではなく、遠隔窓口など対顧客サービス用のシステムとしても用途の広がりを見せ、さらにIPネットワークやブロードバンドの普及は、その進化や用途の広がりを後押ししている。

　最近では、地球温暖化と絡めて企業のCO2削減の有効なツールとしても認知されてきた。つまり遠隔会議システムは、企業に対して現実解となってきたと言える。

　筆者はこの業界やユーザーを10年以上にわたって定点観測してきたが、積極的に使いこなしている企業がある一方、なかなか使いこなせていない企業もあるというのも事実だ。使いこなせていない企業では、遠隔会議システムは、自社に不要と判断する傾向がある。またそれがひとつの原因となって、遠隔会議システムは、大企業に限った、もしくは、一部の特定な企業向けのシステムだと社会的に信じられてきたという面もある。

　しかし、実は規模の大小、業種を問わないというのが、この遠隔会議システムの特徴なのだ。

意志決定を下支えするホウレンソウ

　使いこなしているユーザーは、遠隔会議システムを、「報告・連絡・相談」のいわゆる“ホウレンソウ”を円滑に行うためのシステムと認識しているようだ。

　ホウレンソウは、企業の大小にかかわらず、組織であれば必ず行われている企業内のコミュニケーションであり、ホウレンソウなしには企業活動は機能しない。つまり、市場での競争力強化や顧客満足の向上、そして、効率化や生産性の向上、出張費の削減などを実効性のあるものとするためには、ホウレンソウを基底に有効な意志決定が前提になる。

　実は、その意志決定を下支えするホウレンソウに、遠隔会議システムの重要な役割がある。

　たとえば、企業では、本社と支店や営業所、工場などとの業務の相互連携を維持するために必要に応じて、その都度出張していた。それに対して遠隔会議システムは、その出張に加えて、遠隔地とのコミュニケーションのチャネルをもう一本増やすような効果があると言える。そうすることで、以前よりも円滑なホウレンソウが遠隔地とも可能になる。