競争優位につながるビジネス価値を生み出すための情報共有・協働基盤として、コラボレーションツールにあらためて注目が集まっている。しかしながら、その導入と活用にあたっては、社内にいくつかのハードルが立ちはだかるため、導入に二の足を踏んだり、導入後に効果を思うように得られないでいる企業は少なくない。以下では、20年以上にわたり企業のコラボレーションのありかたを追求してきた、株式会社アプライドナレッジ代表取締役の小島政行氏に、コラボレーションツールの導入推進者が、社内の“反対勢力”を納得させたうえで、全社での活用を促すために何をなすべきかについて語ってもらった。
導入に先立ってやるべきこと
アプライドナレッジ
代表取締役
小島政行氏
「コラボレーションツールの提供と導入支援に長年携わってきて言えるのは、すんなり導入して大きな効果を上げる企業、いくつかの懸念から導入に二の足を踏む企業、現場では導入したいが経営陣がゴーを出さない企業と、さまざまなパターンがあるということです」
小島氏はまず最初に、こう指摘する。
コラボレーションツールが持つ価値を認め、自社で導入してビジネスをよりよくしたいと考えている企業は多いが、スムーズに会社に導入してもらうためには、いくつかのポイントが存在すると小島氏。まず考えなくてはならないのは、コラボレーションツールは直接的な売上げをもたらす類のソリューションではないこともあり、社内には導入に懸念を示す“反対勢力”が存在することだ。それは、経営陣あるいは部門長、情報システム部門、そして現場の社員たちだという。
「経営陣がよく口にするのは「ROI（投資利益率）はどうなるのか？」「仕事に直接関係がなく不要だ」「ウチの社風には合わないだろう」といった言葉です。そこで一般概念的な話をしても、経営陣が首を縦に振ることはありません。「今、ビジネスでこのような問題が生じているが、ツールを導入すればこのように解決される」といった、自社における具体的な問題とその解決方法を示す必要があるでしょう。
2つ目の反対勢力である情報システム部門からは、お決まりの「セキュリティは大丈夫なのか」が返ってくるかもしれません。彼らに対しては、他のWebアプリケーションやクラウドサービスと同様、自社運用よりもむしろ格段にセキュリティや信頼性が配慮されている点を説明すれば、たいていは納得してくれるはずです。そもそも、システム開発や社内システムサポート、ヘルプデスクなど、他部署や社外とのやりとりが多い情報システム部門の業務こそ、コラボレーションツールが最も威力を発揮する場の1つです」（小島氏）
